מהם קבצי PST של Outlook ומדוע להשתמש בהם... או לא?
מיקרוסופט אופיס אבטחה מיקרוסופט Outlook 2016 Outlook 2013 Pst Windows Xp / / March 17, 2020
כמעט כל מי שאני מדבר איתו בעבודה מתלונן על גודל חשבון הדוא"ל הארגוני שלהם. בדרך כלל זו לא בעיה (אבל אנשים עדיין מתלוננים) מכיוון שכאשר תיבת דואר מתקרבת היא הגבול, לרוב שרתי דוא"ל (כמו Microsoft Exchange) יזהירו את המשתמש כך שיוכלו לנקות את תיבת הדואר לפני שרת אוכפת מגבלות הגודל שלהם על ידי הגבלת שליחה / קבלה מהשרת.
עכשיו זה הכל בסדר ודנדי עד שתגיעו לחופשה למספר ימים, האזהרות בגודל הדוא"ל באות והולכות ואז KABOOM !!! תיבת הדואר שלך מלאה, ואינך יכול עוד לשלוח / לקבל את הדוא"ל מהנייד שלך או אפילו מ- OWA (Outlook Web Access) לצורך העניין. קיבלתי את השיחה מיליון פעם. האייפון שלי לא יכול לשלוח דוא"ל, עזור!
- אז מה לעשות?
- האם יש פיתרון לתיבות הדואר האלה לא מספיק גדולות?
- מה עלי לעשות לפני שאני יוצא לחופשה?
עכשיו אני מציג לך את הידוע לשמצה (לפי ה- IT) קובץ PST של Outlook.
מהם קובצי PST של Outlook?
- ניתן ליצור קבצי נתונים של Outlook או קבצי PST של Microsoft Outlook (כפי שהם מוכרים יותר) Microsoft Outlook כדי להעביר או להעתיק דוא"ל וקבצים מצורפים מחשבון תיבת הדואר שלך בשרת לחשבון המקומי שלך מחשב. בעיקרון, זהו קובץ ארכיב או אחסון מקומי שאתה יוצר כדי לאחסן דוא"ל וקבצים מצורפים בכונן הקשיח, בכונן USB או בשיתוף השרת (תלוי היכן אתה יוצר ואוחסן).
כמה אתה יכול לאחסן בקבצי PST של Outlook?
- לפני Outlook 2003/2007, קבצי PST יכלו לאחסן רק 2 ג'יגה-בייט של דוא"ל וקבצים מצורפים. עם Outlook 2003 ו- Outlook 2007, הפורמט השתנה ומאפשר לקבצי ה- PST לגדול לפי הצורך ליותר מ 20 ג'יגה-בייט, אלא אם כן ברירת המחדל. תצורה שונה.
- בכנות, אל תתנו להם לקבל 20 הופעות. זה הרבה רעיון טוב יותר לשמור על קבצי ה- PST שלך לא גדולים מכמה הופעות. אם אתה זקוק לשטח אחסון נוסף, צור קובץ PST חדש במקום ליצור ענק ארכיוני PST. ככל שקבצי ה- PST גדולים יותר, יש סיכוי גדול יותר לשחיתות ואובדן נתונים (ובנוסף, יהיה קשה יותר לגבות את הבנים הרעים.) אתה יכול לצרף כמה שיותר .PST קבצים ללקוח Outlook שלך לפי הצורך, פשוט הפרד את הדוא"ל שלך באופן לוגי בין קבצי PST מרובים אם אתה צריך לאחסן יותר מכמה GIGים ישנים. אימייל.
- עצה - אם אתה משתמש בקבצי PST לארכיב דוא"ל ישן, דחוס אותם לאחר שתעתיק לתוכם את כל הנתונים הישנים. דוא"ל הוא בדרך כלל רק טקסט, כך שהוא דוחס מאוד יפה.
כיצד אוכל ליצור קובצי PST של Outlook?
- זה קל, הנה כמה מדריכים עבור Outlook 2007, 2013 ו 2016.
מדוע להשתמש / ליצור קובצי PST? יתרונות?
גודל תיבת דואר
- זוכר את הפסקה הראשונה במאמר זה? רוב מנהלי הדוא"ל מגבילים את גודל תיבות הדואר של הארגון. ככל שתיבת הדואר גדולה יותר, כך הם זקוקים לשטח דיסק רב יותר, כך הם זקוקים לגיבוי וככל שהם זקוקים לזמן רב יותר כדי לבצע גיבויים אלה.
- אם אתה דוא"ל packrat (כמוני), תיבת דואר של 200 מגה-בתים פשוט לא תחתוך אותה. כאן נכנסים קבצי PST. פשוט צור קובץ PST וגרור ושחרר אליו את הדוא"ל שלך. הם עובדים בדיוק כמו תיקיית תיבות דואר רגילה ב- Outlook. גרור ושחרר. זה פשוט!
פורום>. - הגרסאות האחרונות של חיפוש Windows מאינדקס את תיבת הדואר שלך וכל קבצי ה- PST המקומיים (הניתנים להגדרה) המאפשרים גישה מיידית כמעט לכל הדוא"ל דרך תכונות החיפוש המובנות במיקרוסופט Outlook.
התאוששות גיבוי ואסון
- אם אין לך (או סומך על) מנהל דוא"ל שמבצע באופן קבוע גיבויים של שרת הדוא"ל שלך, ואז להעתיק את הדוא"ל שלך (כן, אינך צריך העבר דואר לקבצי PST, באפשרותך להעתיק אותו גם) לקובץ PST מקומי הוא שיטה מהירה וקלה להבטיח את הדוא"ל שלך לשחזור בשרת DR. תרחיש.
ניוד
- קבצי PST הופכים דוא"ל לנייד. למשל, נניח שאתה רוצה להעביר דוא"ל מתיבת דואר אחת לאחרת. לדוגמה, אולי אתה מחליף עבודות ורוצה להביא דוא"ל ישן. או אולי אתה מחליף ספקי מארחים. או, אולי תרצה להעתיק את הדוא"ל האישי והעבודה שלך לקובץ PST, לשמור אותו בכונן USB קטן ולשמור אותו איתך בכל עת. כמו שאמרתי, קבצי PST שומרים על דואר מאוד נייד. וכן, כך גם חשבון GMAIL אבל המאמר הזה לא קשור ל- GMAIL :)
אבטחה
- האם ידעת שכמעט בלתי אפשרי לעקוב / לבקר אם איש / מחלקת ה- IT שלך קורא את הדוא"ל שלך? העברת דוא"ל "רגיש" או "סודי" משרת הדוא"ל / Exchange לקובץ PST מקומי מוסיף שכבת אבטחה.
- הערה: לרוב מחלקות ה- IT יש את היכולת לתפוס את קבצי ה- PST שלך מבלי שאתה יודע זאת ממש מהכונן הקשיח שלך בעבודה. מסיבה זו, החלת אבטחה נוספת בכונן הקשיח של המחשב שלך חיונית. אכתוב מאמר בנושא זה בקרוב, אך לעת עתה, תסתכל זה מאמר. זה קצת "GEEKY" אז אני אעקוב אחריו בקרוב עם מאמר שמסביר כמה אפשרויות לאבטחת קבצי PST.
מהם חסרונות השימוש בקבצי PST?
גישה מרחוק
- ברגע שיש דואר זז לקובץ PST, הוא כבר לא יהיה זמין בשרת באמצעות יישומי גישה מרחוק כמו OWA או טלפונים ניידים אשר SYNC בתיבת הדואר שלך. כדי לגשת לדוא"ל בקבצי ה- PST, תצטרך להשתמש בלקוח מלא של Microsoft Outlook. כונן USB קטן יכול לעזור במצבים אלה. עם זאת, זה עדיין לא נוח כמו השארת דוא"ל בשרת.
אנשים לא יאהבו אותך, וייתכן שאתה יכול לאבד את העבודה שלך
- קבצי PST לאורך זמן (תלוי בכמה דוא"ל שאתה מקבל / שומר) יכולים לתפוס הרבה מקום במחשב המקומי שלך או בשיתוף שרתים, תלוי היכן אתה מאחסן אותם. חבר'ה IT שונאים כל דבר שגורם להם לעבוד על כל דבר אלא אם כן הוא בונה את קורות החיים שלהם, ולכן הצבת נתונים רבים איפשהו שיחייבו אותם לקנות שטח דיסק נוסף מצער אותם.
- משפטי תאגידי ורוב המחלקות לניהול רשומות לא אוהבות קבצי PST מכיוון שהם מאפשרים למשתמש הקצה להתעלם או לעקוף מדיניות שמירה / השמדת מסמכים ארגונית.
- צוותי אבטחת מידע ארגוני גם לא אוהבים קבצי .PST מכיוון שאם Legal אי פעם יבקש מהם לשחזר נתונים לצורך תביעה או זימון, קבצי PST יכולים להפריע לעלות והמאמץ של הנתונים התאוששות.
ביצועי מערכת ומוח
- ככל שיש לך יותר דוא"ל, כך גם הדוא"ל שלך וגם המחשב שלך צריכים לעקוב אחר התהליך ולעבד אותו.
- מכיוון שיותר אימיילים וקבצים מצורפים מקבלים אינדקס על ידי חיפוש ב- Windows (או מדד דוא"ל / מערכת אחר), האינדקס שלך יהיה גדול יותר והחיפושים שלך ייקחו זמן רב יותר.
אז, אני מקווה, עניתי לכל השאלות שלך לגבי קבצי PST של Microsoft Outlook וכיסיתי כמה יתרונות וחסרונות ברמה גבוהה. אבל במקרה שפספסתי משהו, אנא אל תהסס להוריד תגובה או לפרסם את שאלתך בשלי פורום.