כיצד ליצור מערכת שירות עזרה בחינם באמצעות IssueBurner ו- Gmail

ניהול משימות מבוסס אימיילים היה מושג בו התעניינתי מזה זמן מה, ועם הצגת שירות חדש שנקרא IssueBurner, זה עשוי להיות זמן מצוין לשקול ברצינות את ניהול המשימות באמצעות דואר אלקטרוני. לפני ש- IssueBurner הגיע, התחלתי להשתעשע ברעיון לקבל עוזר וירטואלי (VA) שאותו אוכל לספירה כללית על כל כתובות הדוא"ל שלי המכילות משימה, תזכורת או פגישה ואיפשרו אותו / ה להוסיף אותה ליומן שלי, רשימת המטלות או מה שיש אתה. זה בהחלט יהיה שימוש שימושי ב- VA, אם כי יקר יותר מכפי ששווה. עם זאת, IssueBurner ממכן פונקציונליות זו בחינם (לפחות בינתיים). אני חושב שאני אוהב את זה.

על קצה המזלג, כך עובד IssueBurner. אתה יכול ליצור משימות או בעיות באמצעות שליחת דוא"ל issues@issueburner.com. כשתעשה זאת, IssueBurner יוצר באופן אוטומטי בעיה המשויכת לכתובת הדואר האלקטרוני שלך וכתובות הדואר האלקטרוני הרשומות כנמענים ל: או CC: שדה. אתה יכול להתחיל ליצור בעיות בלי להירשם, אך כשאתה יוצר חשבון אתה יכול להציג את הבעיות הפתוחות שלך ולהעיר על הבעיות. ישנם כמה יתרונות עיקריים למערכת זו, שלדעתי באמת יסתדרו עבור צוותי שיתוף פעולה ושולחנות לתמיכה בלקוחות:

• הכל מבוסס דוא"ל. ניתן ליצור בעיות ולעקוב אחרי הכל באמצעות CC פשוט:.
• אינך זקוק לחשבון IssueBurner כדי להשתתף. זה אומר שכל הלקוחות והלקוחות שלך יכולים לעלות על הסיפון, מבלי להעביר אותם בתהליך ההרשמה (שזה ממילא פשוט).
• זה ידידותי לנייד. אם אתה יכול לשלוח דוא"ל, אתה יכול לשרוף בעיה.
• זה עוזר להפריד בין פריטי מעקב להודעות דוא"ל רגילות.
• זה עובד עם פלטפורמת דוא"ל כלשהי. Outlook, Gmail ולקוחות דוא"ל אחרים מאפשרים לך להמיר דוא"ל למשימות, אך IssueBurner מאפשר לך לשתף בעיות בין כל פלטפורמות הדוא"ל.

כדי להפיק את המרב מהקילומטראז 'מ- IssueBurner, תצטרך ליישם מעט יצירתיות. אבל יישום ברור אחד העולה על דעתי הוא יצירת דלפק עזרה. באמצעות IssueBurner, אתה יכול להפוך הודעות דוא"ל נכנסות ל"כרטיסים "ולעקוב אחר הסטטוס והתכתבויות עם הלקוח. אני הולך להרוג שתי ציפורים באבן אחת על ידי מראה לך כיצד IssueBurner עובד בזמן הקמת GroovyPost "קו חםדלפק העזרה. על צרכן צד (או במקרה שלנו, קוראים, מכיוון שאין לנו לקוחות), זה יהיה פשוט כמו לשלוח דוא"ל לדלפק העזרה, אותו הקמתי ב- jack+help@groovypost.com. אבל על משיב בצד, יש קצת הגדרה מעורבת.

צעד ראשון

הירשם ל- IssueBurner. כל שעליכם לעשות הוא לבקר IssueBurner.com ו לחץ הירשם. תן להם את שמך וכתובת הדוא"ל שלך וסיימת.

שים לב שאתה לא בהכרח צריך להשתמש בכתובת הדוא"ל שבה אתה משתמש כדי לשדות בקשות דלפק עזרה נכנסות.

שלב שני

צור קבוצה ב- IssueBurner. למעשה תוכל לדלג על שלב זה אם אתה מתכוון להקדיש חשבון זה למטרה אחת, אך אם אתה רוצה להשתמש ב- IssueBurner לארגונים וחובות אחרות, קבוצה היא רעיון טוב. לחץ עלקבוצות בצד ימין למעלה ו לחץצור קבוצה.

הזן שם קבוצה וארגון. הנה בחרתי "עזרה"ו-"groovyPost.”

שים לב שכתובת זו לא תהיה גלויה לציבור. במקום זאת, הם ישלחו בדוא"ל את הכתובת שציינתי לעיל, וזו תהיה הכתובת היחידה שיכולה לטפל בבעיות. זה מוסיף שכבה של הגנה מפני דואר זבל, אך גם נותן מראה מקצועי יותר על ידי הכללת שם הדומיין שלך בדוא"ל. עכשיו שימו לב שהגדרתי את זה כדי שאפשר יהיה לדווח עליהם על בעיות כל אחד. זה הכרחי לעת עתה, כך שנוכל לאמת את הכלל של העברת Gmail. אולי תרצה לחזור ולשנות אותו ל חברי הקבוצה בלבד יותר מאוחר.

לחץ עלצור כשאתה מסיים.

בשלב הבא, הוסף את החברים שיכולים להוסיף בעיות. לענייננו, אני הולך להוסיף jack+help@groovypost.com. אתה יכול להוסיף אחרים, אם תרצה. תגיד, יכולתי גם להוסיף jerry+help@groovypost.com או tammy+help@groovypost.com, אם הייתי רוצה שאחרים יוכלו גם לבקש בקשות עזרה (ואם האנשים האלה היו קיימים). זכור: עם Google Apps for Domains וחשבונות Gmail, כל דבר שאתה מוסיף לאחר סימן + מתעלם, אך עדיין ניתן להשתמש בו למטרות סינון. לקרוא למידע הקודם שלנו כתובות Gmail בהתאמה אישית.

דבר אחרון שעליך לעשות הוא לשנות את כתובת התשובה לכתובת. לשם כך, לחץ קבוצות ו לחץלנהל לצד שם הקבוצה. תחת הגדרות קבוצתיות, לחץשינוי ליד "ברירת מחדל מהדוא"ל ותשובה לדוא"ל”. פעולה זו תשמור על כתובת הדואר האלקטרוני של IssueBurner.com כפרטית.

אוקיי, עכשיו כולנו מוגדרים ב- IssueBurner. בוא נלך ל- Gmail.

שלב שלוש

הגדר העברה ב- Gmail. המטרה כאן היא להעביר את כל הדוא"ל שנשלח אליהם jack+help@groovypost.com ל help.groovypost@issueburner.com. לשם כך עלינו לאמת תחילה כי אנו מורשים להעביר לכתובת האחרונה. ב- Gmailלחץ על הגדרות ובחר העברה ו- POP / IMAP. לחץ עלהוסף כתובת העברה ולהיכנס help.groovypost@issueburner.com, או כל מה שתגדיר את חשבון IssueBurner הקבוצתי שלך כ.

לאחר מכן, Gmail תשלח דוא"ל לחשבון IssueBurner עם קישור אישור. IssueBurner יחזיר לך את זה כגיליון חדש, כך שהוא אמור להופיע בתיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail. אתה יכול לראות את זה גם בחשבון IssueBurner שלך. לחץ על זה כדי לאשר.

שלב רביעי

סנן הודעות שנשלחו לכתובת Gmail המותאמת אישית שלך. לחץ עלהגדרות ובחר מסננים ו לחץ צור פילטר חדש. בשדה אל: הזן את כתובת הדוא"ל המותאמת אישית שלך לחץהשלב הבא.

אתה יכול להגדיר כללים אלה איך שאתה רוצה, אך מכיוון ש- IssueBurner יודיע לך בכל מקרה על נושאים חדשים, אני רוצה לבחור סמן כנקרא ו דלג על תיבת הדואר הנכנס. האפשרות החשובה ביותר לבחור היא לבחור העבירו אותו ל: ובחר help.groovypost@issueburner.com. לחץ עלצור פילטר כשאתה מסיים.

עכשיו, סיימת. בואו לנסות את זה.

יצירת משימות עם IssueBurner

עכשיו, עם מסנן Gmail שהקמנו וקבוצת IssueBurner שיש לנו, כל הדוא"ל שנשלח אליהם jack+help@groovypost.com יהפוך אוטומטית לגיליון IssueBurner. שם הגיליון הנושא של הדוא"ל, והתיאור יהיה גוף הדוא"ל. לדוגמה, נניח שמישהו שלח לי דוא"ל שאלה לגבי כיצד למחוק לצמיתות את חשבון הפייסבוק שלך.

לאחר שליחת האימייל לעיל, קורים שני דברים:

1. נוצרת בעיה בקבוצה help.groovypost IssueBurner
2. אני מקבל דוא"ל המודיע לי ככזה.

שים לב, ייתכן שיחלוף מספר דקות עד שהנושא יופיע.

והנה זה בג'ימייל ...

מענה למשימות

אם למשתמש אין חשבון IssueBurner, הוא יקבל תגובה משומרת המודיעה לו שהבעיה התקבלה. הם גם יוזמנו להירשם.

אז נניח בתגובה לקורא זה, אני רוצה להפנות אותם לפוסט שלנו על מחיקת חשבון הפייסבוק שלך. יכולתי לענות לדוא"ל שקיבלתי מ- IssueBurner להוסיף א תגובה. ללא קשר אם הקורא נרשם, הם יקבלו הודעה על כך שהנושא עודכן בתגובה.

אם הם נרשמים, הם יכולים לעקוב אחר כל התגובות והסטטוס של הגיליון מחשבון IssueBurner שלהם.

הקורא או הלקוח יכולים להגיב להודעת הדוא"ל, ולהודיע ​​לך אם הפיתרון שלך תיקן או לא. זה מתווסף למשימה כהערה, שתוכל להציג ממרכז השליטה של ​​IssueBurner משלך.

ניהול וסגירת סוגיות

אתה יכול למיין בעיות לפי קבוצה או סטטוס ב- IssueBurner.com.

ל- IssueBurner.com יש גם אתר סלולרי נחמד מאוד.

לאחר שתפתור בעיה, תוכלו פשוט לסגור אותה ממרכז השליטה של ​​IssueBurner. כל המשתמשים המשויכים יקבלו הודעה ככאלה. לחלופין, אתה יכול לסמן אותו כ"יותר מאוחר"וזה עשוי להיות שימושי אם פיתרון ממתין וברצונך לעקוב אחריו כאשר הוא זמין.

כמו כן, יתכן ששמת לב לכך שהוספתי פנימי תגובה. חברי הקבוצה והמנהלים יכולים לראות אותם רק. כך, למשל, אם אתה רוצה לקרוא ללקוח סמים או להגיד לכולם להתעלם מהבקשות שלו, אתה יכול לעשות זאת באמצעות הערה פנימית והם לא יהיו חכמים יותר.

סיכום

כפי שציינתי, מדובר רק ביישום אחד עבור IssueBurner. אתה יכול להשתמש בו כדי לשתף פעולה עם קבוצות, או כדי לעקוב אחר המשימות עבור עצמך. לדוגמה, אם אתה רוצה להזכיר לעצמך לעקוב אחר איש קשר אם הוא לא עונה, אבל לא בהכרח רוצה שהם יראו את הבעיות שלך ב- IssueBurner, תוכל BCC issues@issueburner.com. לחלופין, תוכל להשתמש בזה כדי לעקוב אחר חשבוניות וחשבונות על ידי CC'ing issues@issueburner.com בכל פעם שאתה שולח דוא"ל למחלקת החשבונאות שלך. אם אתה פיקח ומאורגן, IssueBurner יכול להעניק תועלת לפרודוקטיביות שלך.

שים לב ש- IssueBurner הוא כרגעחינם, ויישאר בחינם בזמן שהוא בבטא. ווביוג, החברה שהפיקה את IssueBurner ו- CloudMagic, מבטיח שהם יתנו לך 60 יום הודעה לפני שתציג מבני תמחור. הם לא יודעים איך זה נראה בעתיד, אך סביר להניח שתהיה גרסה חינמית ומשלמת.

נ.ב. באמת יצרתי את המערכת הזו, כך שאם יש לכם שאלות בוערות, שלחו לי דוא"ל לכתובת jack+help@groovypost.com או לבדוק את שלנו פורום.