10 טיפים ליצירת מדיניות מדיה חברתית עבור העסק שלך: בוחן מדיה חברתית

מְדִינִיוּת. זו יכולה להיות מילה גסה, במיוחד בקהילות מדיה חברתית.

למה? מדיניות מדיה חברתית כתובה גרוע מגבילה, מרתיעה וממתה את המעורבות ברשתות החברתיות - בדיוק מול ממה שעסקים רוצים.

למרות זאת, מדיניות נהדרת של מדיה חברתית תומכת, מגנה ומעצימה מעורבות באיכות גבוהה. מדובר בהעצמה ואמון.

כפי שכותבת בת 'קנטר, "אמון הוא זול יותר משליטה.”

מאמר זה יסביר כיצד מדיניות מדיה חברתית שונה ממדיניות אחרת ונותנת לך 10 טיפים שיעזרו ליצור מדיניות יעילה ברשתות החברתיות.

מדוע מדיניות מדיה חברתית?

מדיניות המדיה החברתית שונה. ברוב המדיניות והנהלים אנו מתעדים מה הצוות צריך לעשות במצבים מסוימים: "אם זה קורה, עשה זאת." עבור מדיה חברתית, אין שום דרך לדעת בדיוק אילו מצבים עלולים להיווצר - או במקרים רבים - כיצד הצוות צריך לטפל בהם בצורה הטובה ביותר. כל רשת מדיה חברתית וכל מערכת יחסים ייחודית וסביבת המדיה החברתית משתנה מדי יום.

הסיכונים אינם בטוחים. בתי המשפט נמצאים בתהליך של פירוש חוקים ביחס למדיה החברתית. עד שתהליך הפרשנות הזה יבשיל - וזה ייקח שנים – ארגונים פועלים ללא הדרכה סופית. נושאים שעלולים להתעורר כוללים: סודיות עובדים ו / או לקוח, סוגיות ביחסי עבודה, זינוק מותג, תקשורת שגויה, דואר זבל וכו '

לנוכח סביבה לא ודאית וסיכונים לא ברורים, איך נתקדם?

קיימות מאות מדיניות מדיה חברתית לדוגמא באינטרנט. אם אתם מחפשים נקודת התחלה, בוודאי תמצאו רעיונות כאן ו כאן.

עם זאת, על מנת ליצור מדיניות שעובדת - באמת לעבוד אנחנו חייבים ראשית הניח את היסודות.

הנה 10 אסטרטגיות שתוכלו ליישם היום.

מס '1: אספו את הצוות שלכם

מדיניות מדיה חברתית לא יכולה להיכתב על ידי אדם אחד בלבד. זה חייב להיות ייחודי לארגון שלך ובאופן אידיאלי צריך לכלול קלט של אנשים רבים ושונים עם מגוון מערכות מיומנות.

גישת צוות מבטיחה כי תחומי סיכון מרכזיים מנוהלים כראוי וכי כל אתגרים עתידיים שעשויים להתמודד מטופלים כראוי.

מלבד הצוות המעורב ישירות במדיה החברתית, חברי הצוות הפוטנציאליים עשויים לכלול: מנכ"ל, מנהל משאבי אנוש, IT מנהל, מנהל שיווק / פיתוח, מנהל תוכנית / מחלקה, עורך דין מתמצא ברשתות חברתיות ולפחות אחד יליד דיגיטלי.

אל דאגה, לא כל אחד מחברי הצוות הזה צריך להיות מודע לפרטים האינטימיים של פעילויות המדיה החברתית שלך. תחשוב על זה ככה: אם אמור להתרחש משבר, איזה מידע הצוות שלך צריך לקבל (על החברתי נופים תקשורתיים ומשפטיים כמו גם הארגון והערכים שלך) על מנת להגיב כראוי על חברתי כְּלֵי תִקְשׁוֹרֶת?

מס '2: התמקדו ביצירת תרבות

המדיה החברתית היא אורגנית. זה משתנה כל יום. סביר להניח שמדיניות ביורוקרטית לא תצליח. במקום זאת, אנו רוצים תרבות של חדשנות, שיתוף רעיונות, פתרון בעיות ויצירתיות. יש קשר ישיר בין תרבות ארגונית פנימית למדיניות. למעשה, המדיניות שאנו כותבים מעצבת את התרבות שלנו.

כשאתה כותב את המדיניות שלך, לכלול תהליכים המחזקים תרבות הערכה ולמידה. הנה כמה שאלות שיש לקחת בחשבון:

• Who נמצא בצוות המדיה החברתית שלך?
• באיזו תדירות האם הם נפגשים?
• איך בעיות / אתגרים מטופלים ועל ידי מי?
• איך אתה לתעד למידה קבוצתית?
• איך אנחנו להעריך את ההצלחות שלנו וללמוד מכישלונותינו?

במדיניות שלך, אתה יכול להכיר בערכים התרבותיים של הרשתות החברתיות של שקיפות, עקביות, חיבור, יצירתיות ומהירות. עם התחשבות בערכים אלה, לבנות תהליכים המדגישים אימון, תמיכה והערכה.

אם הרעיון של תרבות מדיה חברתית הוא חדש עבורך, בדוק את 26 נתונים סטטיסטיים מבטיחים למדיה חברתית לעסקים קטנים. הוא מציע סקירה נהדרת של נוף המדיה החברתית ומדוע זה משפיע על עסקים.

מס '3: שקול השלכות משפטיות, כולל המועצה הארצית לביקורת יחסי עבודה (NLRB)

רבים מתיקי המשפט המתפרסמים בנושא מדיה חברתית הם נושאי יחסי עבודה. החוק הלאומי ליחסי עבודה (NLRA) נחקק בעיקר כדי להגן על זכויות העובדים להתארגנות.

באופן מסורתי התארגנות העובדים התקיימה באופן אישי או בטלפון. עם כניסת המדיה החברתית, היא מתקיימת גם באופן מקוון. לא משנה אם העובדים מאוגדים או לא; יש להם את הזכות לדון בתנאי העסקה עם עובדים אחרים.

המשמעות היא שאפילו שיחה סתמית בפייסבוק על תנאי עבודה עשויה להיות מוגנת תחת ה- NLRA. כל סיטואציה שונה, אך השורה התחתונה היא זו: הקפידו מאוד לספר לעובדים מה הם יכולים ומה לא יכולים לעשות באתרי המדיה החברתית האישית שלהם. שפה זו יכולה להחזיר אש במהירות.

באוגוסט 2011, NLRB הוציאה תזכיר לגבי 14 מהמקרים הללו. תזכיר זה סיפק הסברים על המקרים וכן הנימוק מאחורי ההחלטות שהתקבלו. אני ממליץ בחום למעסיקים קרא את התזכיר הזה ושתף אותו עם כולם בצוות המדיה החברתית.

מס '4: מדיניות כוללת נפרדת מההנחיות הספציפיות לאתר

נוף המדיה החברתית משתנה מדי יום. אם המדיניות שלך ממוקדת באופן צר באתר מדיה חברתית ספציפי, הם יתיישנו די מהר. באופן כללי, המדיניות צריכה התמקדו בתמונה הגדולה: מי עושה מה (תפקידים ואחריות), סקירה כללית כיצד הם יכולים / לא יכולים לעשות זאת (ציות ומיתוג משפטי, למשל) ו למה אנחנו עושים את זה בכלל (מטרה וערכים).

ניתן ליצור הנחיות כתובות נפרדות כדי להקליט את הפרטים המפורטים של אתר מדיה חברתית מסוים. הנחיות אלו עוזרות מאוד במקרה של תחלופת עובדים. התהליך של ניסוח הנחיות מסייע גם לצוות להבין ולהסביר טוב יותר מה הם עושים ואיך.

מס '5: אל תמציאו את הגלגל מחדש

סביר להניח שכבר קיימת מדיניות פנימית רבה החלה על פעילויות מדיה חברתית. זה כולל מדיניות בנושא פרטיות, הסכמות מצילום, שימוש באינטרנט, שימוש בטלפון הסלולרי ורבים אחרים.

אתה יכול התייחס למדיניות זו במדיניות המדיה החברתית שלך, תוך התייחסות מיוחדת לכל הבדלים ביישום שעשויים להיות נחוצים ברשתות החברתיות.

לדוגמה, ייתכן שמדיניות השימוש בטלפון הסלולרי שלך כרגע אינה דנה בשימוש בתמונות ממצלמות הטלפון הסלולרי. הודות ל תיוג גיאוגרפי, תמונות שצולמו בטלפונים סלולריים מכילות כמעט קידוד דיגיטלי המסגיר את המיקום המדויק שלך בתאריך ובשעה של הצילום. אם תעלה תמונה שצולמה במצלמת טלפון סלולרי לאתרי המדיה החברתית שלך, ייתכן שאתה מוסר יותר מידע מהנדרש.

מדיניות מדיה חברתית עשויה לקחת זאת בחשבון על ידי דרישה מהצוות לעשות זאת השתמש בתוכנה כדי לפשט את התמונות של מידע על תיוג גיאוגרפי לפני פרסום התמונות.

מס '6: כלול תקנות חיצוניות

מרבית התקנות החוקיות (כולל HIPAA, FERPA, העסקה הוגנת וכו ') הן למעשה מקוונות והן לא מקוונות. השתמש במדיניות המדיה החברתית כדי להזכיר לעובדים כי יש לעמוד בתקנות אלה. היכן שאפשר, תן דוגמאות מפורשות אילו סוגי התנהגות אינם מקובלים.

נ.ב.: זהו זמן טוב לחשוב על הכשרת התאימות הארגונית שלך. המדיה החברתית משפיעה כמעט על כל היבט בחיינו ובעסקים שלנו. אם ההדרכה שלך בנושא פרטיות, סודיות, מיתוג וכו 'אינה מדברת כרגע על מדיה חברתית, הגיע הזמן לכלול אותה.

מס '7: צור שתי מדיניות

זה נחשב לשיטה הטובה ביותר ל יש שתי מדיניות מדיה חברתית: אחת עבור עובדים המשתמשים במדיה חברתית לצורך עבודתם ואחת עבור עובדים המשתמשים במדיה חברתית בחייהם האישיים.

על המדיניות הראשונה להתמקד בפעילויות הקשורות לתפקיד לכסות את כל הדברים שדנו כאן: הגדרת הצוות שלך, ניסוח תפקידים ותחומי אחריות, הנחיות מיתוג, והתבהרות באיזו מדיניות פנימית וחיצונית יש לעמוד.

על המדיניות השנייה להתמקד בעובדים המשתמשים במדיה החברתית בחייהם האישיים לתת לעובדים מידע על מה שהם יכולים ומה לא יכולים לומר על החברה שלך באתר האישי שלהם.

ארגונים מסוימים - כולל ארגונים צבאיים ושירותי בריאות - ירצו בכך להיות מאוד ספציפיים לגבי מה העובדים אינם רשאים לשתף באינטרנט.

לדוגמה, סודות מסחריים, מידע על לקוחות ואפילו מקום הימצאו של עובדים עשויים להישמר בסודיות מוחלטת. ארגונים אחרים ירצו בכך לעודד עובדים לפעול כשגרירי המותג. חלקם אפילו מרחיקים לכת ומעניקים הנחיות כיצד לדבר על החברה באופן מקוון. עם זאת תרצה שהעובדים שלך יעשו זאת דון (או לא דן) בחברה שלך באופן מקוון, תן להם הכוונה.

שתי מילות אזהרה: 1) מסוכן לדרוש מהעובדים להשתמש בחשבונות מדיה חברתית אישיים משלהם כדי להתחבר לחברה שלך באופן מקוון. הם עשויים לבחור לעשות זאת, אך שזו תהיה הבחירה שלהם. הדבר האחרון שכל מנהל רוצה הוא ללמוד יותר על חייו הפרטיים של העובד ממה שהוא / היא צריכים לדעת. 2) לפני שאתה כותב את המדיניות, קרא את הטיפ מס '3 ואת התזכיר של המועצה הלאומית לבדיקת יחסי עבודה. זה עשוי לחסוך לך הרבה כאב ראש בהמשך הדרך.

# 8: הדגש את החינוך

הגבולות בין חיינו האישיים והמקצועיים מיטשטשים. מרבית העובדים לא הבינו לחלוטין את האתגרים העלולים להתפתח כתוצאה מירידה בפרטיות. הפתגם הישן היה, "מה שקורה בווגאס נשאר בווגאס." היום, הצהרה מדויקת יותר היא, "מה שקורה בווגאס, נשאר בפייסבוק."

כשאני קורא את תיקים בבית המשפט שיוצאים ברשתות החברתיות, נראה לי שרבים מהמקרים נובעים מתוך בורות, ולא זדון, מצד העובד. עובדים רבים לא חשבו לגמרי על ההשלכות של התנהגות הסייבר שלהם. בכך שהם מעניקים חינוך לבטיחות סייבר לצוותיהם, מעסיקים מונעים בעיות לפני שהם מתחילים.

בדיוק כמו שיש לך שתי מדיניות, אחת לפעילויות הקשורות לתפקיד ואחת לעובדים המשתמשים במדיה חברתית בחייהם האישיים, השכלה לעובדים יכולה לנקוט בשני מסלולים:

• ספק הכשרה הקשורה לתפקיד לצוות העוסק ברשתות חברתיות מטעם הארגון. הכשרה שוטפת וסדירה מסייעת לשמור על עדכנות הארגון שלך ומעניקה לצוות הזדמנות להתחבר עם אחרים בתחום.
• חנך את כל הצוותים בנושא בטיחות באינטרנט. השכלה זו עשויה לכלול כיצד להגן על עצמנו מפני פשע סייבר וכיצד לבסס ולהגן על המוניטין המקוון שלנו.

כשמדובר בהתנהגות סייבר אחראית, למעסיקים יש הזדמנות ייחודית לחנך ולא למנדט. התחייבות זו מפגינה כבוד לעובדים. העובדים מרגישים מוערכים, מהימנים ומעוררי השראה. כולם מרוויחים.

מס '9: בקש מעורך דין לבחון את המדיניות

ייעוץ משפטי הוא קריטי. קל לטעות בו, במיוחד בתחומי יחסי העבודה. תהיה בטוח ש שאלו עורך דין שיש לו ניסיון בתחום - חברך לעורך דין המס לא יעזור הרבה.

ביקורת משפטית יכולה להיות יקרה; עם זאת, תביעה יקרה באופן אקספוננציאלי יותר.

מס '10: אל תתנו לזה לאסוף אבק

סביבת הסייבר משתנה לעיתים קרובות. יש לבחון מדיניות מדיה חברתית לפחות כל שישה חודשים. תנו לכל אחד מהצוות לבחון את המדיניות בנפרד ואז ביחד.

שאלו את עצמכם, האם זה עדיין רלוונטי? האם זה עוזר לנו לבצע את עבודותינו? כיצד השתנתה לאחרונה סביבת המדיה החברתית? האם קיימים עדכונים משפטיים החלים?

מדיניות מדיה חברתית אינה החלק המרגש ביותר ברשתות החברתיות; עם זאת, אם הם מפותחים היטב, הם יכולים לתמוך, להעצים ולהעסיק צוות כשהם בתורם מעסיקים את הלקוחות שלך.

מה מחשבותיך? מה העצה הטובה ביותר שלך לחברה שכותבת מדיניות מדיה חברתית? אנא השאר את השאלות וההערות שלך בתיבה למטה.