כיצד להגדיר ולנהל ארכיון אוטומטי ב- Microsoft Outlook

איך ל

על ידיסנדי כתב בית

עודכן לאחרונה ב30 באוגוסט 2021

אם אתה רוצה לנקות את התיקיות ואת תיבת הדואר הנכנס אך אינך רוצה להקדיש זמן לביצוע פעולה ידנית, שקול להשתמש בתכונה 'ארכיון אוטומטי' ב- Microsoft Outlook. באמצעות AutoArchive, אתה יכול להסיר הודעות דוא"ל ופריטים ישנים יותר שאתה כבר לא צריך אבל לא בהכרח רוצה למחוק אותם.

אתה יכול להחליט מתי לארכיון הפריטים שלך, אילו מהם לארכיון ולאן יש לשלוח אותם. עם ההגדרה הכוללת של ארכיון אוטומטי עבור Outlook, תוכל להגדיר ארכיון אוטומטי לתיקיות ספציפיות או להסיר לחלוטין תיקיות מתהליך הארכיון.

בואו נלך על האפשרויות שלך כדי להגדיר ולנהל את הארכיון האוטומטי ב- Outlook.

הגדר ארכיון אוטומטי ב- Outlook

כדי להגדיר לוח זמנים ולבחור את הפריטים והמיקום עבור ארכיון אוטומטי ב- Outlook, בצע את השלבים הבאים.

1. פתח את Outlook ב- Windows ולחץ על קוֹבֶץ > אפשרויות.
2. בחר מִתקַדֵם משמאל.
3. לחץ על הגדרות ארכיון אוטומטי כפתור מימין.

כאשר חלון הארכיון האוטומטי נפתח, סמן את התיבה למעלה כדי

הפעל ארכיון אוטומטי כל X ימים ובחרו את מספר הימים. לחלופין, תוכל לסמן את התיבה הבאה שתקבל הודעה לפני שהארכיון האוטומטי יפעל.

לאחר מכן, החליט כיצד לנהל פריטים במהלך ארכיון אוטומטי. אתה יכול למחוק פריטים שפג תוקפם בתיקיות דוא"ל, לארכיון או למחוק פריטים ישנים ולהציג את תיקיית הארכיון ברשימת התיקיות שלך. אם תחליט להציג את התיקיה הזו, תוכל לגשת לפריט בארכיון במידת הצורך במהירות.

כעת תבחר את גיל הפריטים שברצונך לכלול. הזן מספר ולאחר מכן בחר חודשים, שבועות או ימים.

לבסוף, בחר לאן לשלוח את הפריטים שהועברו לארכיון. אתה יכול לחפש תיקיה או למחוק אותם לצמיתות אם אתה מעדיף.

אם ברצונך להחיל הגדרות אלה של ארכיון אוטומטי על כל תיקיות Outlook שלך, לחץ על הלחצן כדי לעשות זאת. ואם סיימת, לחץ בסדר כדי להחיל את ההגדרות.

הערה: כאשר מוגדרים יותר מחשבון דוא"ל אחד ב- Outlook, ההגדרות הנ"ל חלות על כל החשבונות. אם זה מה שמדאיג, תוכל להגדיר הגדרות ארכיון אוטומטי לתיקיות מסוימות, שנסביר בהמשך.

הגדר ארכיון אוטומטי לתיקייה

אתה יכול להשתמש בהגדרות גיל ומיקום שונות לתיקיות ספציפיות או לא לכלול תיקיות מסוימות מהתהליך הארכיון האוטומטי.

1. בחר תיקייה שאליה ברצונך להתאים את ההגדרות, לחץ לחיצה ימנית ובחר נכסים.
2. פתח את ה ארכיון אוטומטי כרטיסייה.
3. בחר שלא לאחסן פריטים בתיקיה, השתמש בהגדרות ברירת המחדל של הארכיון, או העבר לארכיון את פריטי התיקיות עם הגדרות חלופיות שתוכל להגדיר.
   • אם תבחר באפשרות האחרונה, בחר את גיל הפריטים. לאחר מכן בחר את המיקום של הפריטים שהועברו לארכיון או אם אתה מעדיף למחוק אותם לצמיתות.
4. נְקִישָׁה להגיש מועמדות ואז בסדר.

הפעל ארכיון אוטומטי מחוץ ללוח זמנים

אם מגיע זמן שבו תרצה להריץ את תהליך הארכיון האוטומטי מחוץ למסגרת הזמן שהגדרת, תוכל גם לעשות זאת.

נְקִישָׁה קוֹבֶץ ובחר כלים > ניקוי תיבות הדואר.

לחץ על הכפתור עבור ארכיון אוטומטי.

ארכיון אוטומטי עבור Outlook נקי יותר

AutoArchive היא תכונה שימושית ומועילה להנאתה ב- Outlook. אתה יכול לשמור על תיבת הדואר הנכנס והתיקיות שלך נקיים יותר על ידי הסרת פריטים ישנים. אם אתה משתמש בגרסה ישנה יותר כגון Outlook 2010 או Outlook 2013, עיין במדריך ההדרכה שלנו שימוש בארכיון אוטומטי בגרסאות אלה.

וכדי לעבוד על אחסון תיבת הדואר שלך, עיין כיצד נהל את גודל תיבת הדואר שלך ב- Outlook.

איך ל

כיצד לנקות את המטמון, קובצי ה- Cookie והיסטוריית הגלישה של Google Chrome

Chrome עושה אחסון עבודה מצוין באחסון היסטוריית הגלישה, המטמון והעוגיות כדי לייעל את ביצועי הדפדפן שלך באינטרנט. איך שלה ...

מבצעים

התאמת מחירים בחנות: כיצד להשיג מחירים מקוונים בעת קניות בחנות

קנייה בחנות לא אומרת שצריך לשלם מחירים גבוהים יותר. הודות להבטחת התאמת מחירים, תוכל לקבל הנחות מקוונות בעת קניות ב ...

איך ל

כיצד לתת מנוי של דיסני פלוס עם כרטיס מתנה דיגיטלי

אם נהניתם מ- Disney Plus ורוצים לשתף אותו עם אחרים, כך תוכלו לרכוש מנוי של Disney+ Gift עבור ...

איך ל

המדריך שלך לשיתוף מסמכים ב- Google Docs, Sheets ו- Slides

תוכל לשתף פעולה בקלות עם האפליקציות מבוססות האינטרנט של Google. להלן המדריך שלך לשיתוף ב- Google Docs, Sheets ו- Slides עם ההרשאות ...