מהם קבצי PST של Outlook ומדוע להשתמש בהם... או לא?

מסביר

על ידיסטיב קראוז

עודכן לאחרונה ב27 באוקטובר 2021

כמעט כל מי שאני מדבר איתו בעבודה מתלונן על גודל חשבון הדוא"ל הארגוני שלהם. בדרך כלל זה לא בעיה (אבל אנשים עדיין מתלוננים) כי כאשר תיבת דואר מתקרבת לגבול שלה, רוב שרתי דואר אלקטרוני (כמו Microsoft Exchange) יזהירו את המשתמש כדי שיוכל לנקות את תיבת הדואר לפני שרת אוכפת מגבלות הגודל שלהם על ידי הגבלת שליחה/קבלה מהשרת.

עכשיו, זה הכל בסדר גמור עד ש...אתה יוצא לחופשה לכמה ימים, אזהרות גודל האימייל האלה באות והולכות, ואז באם! תיבת הדואר שלך מלאה, ואתה כבר לא יכול לשלוח/לקבל את האימייל מהנייד שלך או אפילו OWA (Outlook Web Access) לצורך העניין. קיבלתי את השיחה מיליון פעמים. האייפון שלי לא יכול לשלוח מיילים, עזרה!

• אז מה לעשות?
• האם יש פתרון לתיבות הדואר הלא מספיק בגודלן?
• מה עלי לעשות לפני שאני יוצא לחופשה?

עכשיו אני מציג לכם את הידועים לשמצה (לפי ה-IT) קובץ PST של Outlook.

מהם קובצי PST של Outlook?

• ניתן ליצור קבצי נתונים של Outlook או Microsoft Outlook .PST (כפי שהם ידועים יותר) באמצעות Microsoft Outlook כדי להעביר או להעתיק הודעות דוא"ל וקבצים מצורפים מחשבון תיבת הדואר של השרת שלך למקומון שלך PC. בעיקרו של דבר, זהו קובץ ארכיון או אחסון מקומי שאתה יוצר כדי לאחסן דואר אלקטרוני וקבצים מצורפים בכונן הקשיח, בכונן ה-USB או בשרת השיתוף של המחשב שלך (בהתאם למקום שבו אתה יוצר ואחסן אותו).

כמה אתה יכול לאחסן בקובצי PST של Outlook?

• לפני Outlook 2003/2007, קבצי PST יכלו לאחסן רק 2 גיגה-בייט של דואר אלקטרוני וקבצים מצורפים. עם Outlook 2003 ו-Outlook 2007, הפורמט השתנה ומאפשר לקבצי PST לגדול לפי הצורך לגודל של למעלה מ-20 גיגה-בייט אלא אם כן ברירת המחדל התצורה השתנתה.
• בכנות, אל תתנו להם לקבל 20 הופעות. זה הַרבֵּה רעיון טוב יותר לשמור את קובצי ה-PST שלך לא יותר מכמה הופעות. אם אתה צריך יותר שטח אחסון, צור קובץ PST חדש במקום ליצור עָצוּם ארכיון .PST. ככל שקבצי ה-PST יהיו גדולים יותר, כך גדל הסיכוי לשחיתות ואובדן נתונים (ובנוסף כך יהיה קשה יותר לגבות את הבנים הרעים). ניתן לצרף כמה שיותר .PST קבצים ללקוח Outlook שלך כפי שאתה צריך, אז פשוט הפרד את הדוא"ל שלך בצורה לוגית בין מספר קובצי PST אם אתה צריך לאחסן יותר מכמה GIGs ישנים אימייל.
• טיפ - אם אתה משתמש בקובצי .PST כדי לאחסן הודעות דוא"ל ישנות, דחוס אותם לאחר שתעתיק את כל הנתונים הישנים לתוכם. דוא"ל הוא בדרך כלל רק טקסט, כך שהוא דוחס יפה מאוד.

כיצד אוכל ליצור קובצי PST של Outlook?

• זה קל, הנה כמה מדריכים עבור Outlook 2007, 2013, ו 2016.

מדוע להשתמש/ליצור קבצי PST? יתרונות?

גודל תיבת דואר

• זוכרים את הפסקה הראשונה של המאמר הזה? רוב מנהלי הדוא"ל מגבילים את גודל תיבות הדואר הארגוניות. ככל שתיבת הדואר גדולה יותר, כך הם צריכים יותר שטח דיסק, כך הם צריכים יותר גיבוי וככל שהם צריכים יותר זמן כדי לבצע את הגיבויים הללו.
• אם אתה פאברט אימייל (כמוני), תיבת דואר של 200 מגה-בייט פשוט לא תגרום לה. זה המקום שבו נכנסים קובצי PST. פשוט צור קובץ ‎.PST וגרור ושחרר את האימייל שלך לתוכו. הם עובדים בדיוק כמו תיקיית תיבת דואר רגילה ב-Outlook. גרור ושחרר. זה פשוט! פוֹרוּם>.
• הגירסאות העדכניות ביותר של Windows Search מכניסות לאינדקס את תיבת הדואר שלך ואת כל קבצי ה-PST המקומיים (ניתנים להגדרה) המאפשרות גישה כמעט מיידית לכל המיילים באמצעות תכונות החיפוש המובנות במיקרוסופט הַשׁקָפָה.

גיבוי ושחזור מאסון

• אם אין לך (או סומך) מנהל דוא"ל שמבצע באופן קבוע גיבויים של שרת הדוא"ל שלך, ואז מעתיק את הדוא"ל שלך (כן, אינך צריך העבר דואר לקבצי .PST, אתה יכול להעתיק אותו גם) לקובץ .PST מקומי היא שיטה מהירה וקלה להבטיח שהאימייל שלך ניתן לשחזור בשרת DR תַרחִישׁ.

הִטַלטְלוּת

• קובצי PST הופכים את הדואר לנייד. לדוגמה, נניח שאתה רוצה להעביר דואר אלקטרוני מתיבת דואר אחת לאחרת. לדוגמה, אולי אתה מחליף עבודה ורוצה להביא אימייל ישן. או אולי אתה מחליף ספק מארח. לחלופין, אולי אתה רוצה להעתיק את האימייל האישי והעבודה שלך לקובץ ‎.PST, לשמור אותו על כונן USB קטן ולשמור אותו איתך בכל עת. כמו שאמרתי, קבצי PST שומרים על דואר נייד מאוד. וכן, גם חשבון GMAIL אבל המאמר הזה לא עוסק ב-GMAIL :)

בִּטָחוֹן

• האם ידעת שכמעט בלתי אפשרי לעקוב/לבדוק אם איש ה-IT/מחלקת ה-IT שלך קורא את האימייל שלך? העברת דוא"ל "רגיש" או "סודי" משרת הדוא"ל / Exchange לקובץ PST מקומי מוסיף שכבת אבטחה.
• הערה: לרוב מחלקות ה-IT יש את היכולת לתפוס את קובצי ה-.PST שלך מבלי שתדע זאת ישירות מהכונן הקשיח שלך בעבודה. בשל כך, החלת אבטחה נוספת על הכונן הקשיח של המחשב שלך היא חיונית. אני אכתוב מאמר בנושא זה בקרוב, אבל לעת עתה, תסתכל על זֶה מאמר. זה קצת "חנון" אז אני אעקוב אחריו בקרוב עם מאמר שיסביר כמה אפשרויות לאבטחת קבצי PST.

מהם החסרונות בשימוש בקבצי PST?

גישה מרחוק

• ברגע שהוא דואר נִרגָשׁ לתוך קובץ .PST, הוא לא יהיה זמין יותר בשרת באמצעות יישומי גישה מרחוק כמו OWA או טלפונים ניידים המסונכרנים עם תיבת הדואר שלך. כדי לגשת לאימייל בקובצי ה-PST, תצטרך להשתמש בלקוח מלא של Microsoft Outlook. כונן USB קטן יכול לעזור במצבים אלה. עם זאת, זה עדיין לא נוח כמו השארת דוא"ל בשרת.

אנשים לא יאהבו אותך, וייתכן שאתה עלול לאבד את עבודתך

• קובצי .PST לאורך זמן (בהתאם למספר הודעות האימייל שאתה מקבל/שומר) יכולים לתפוס הרבה מקום במחשב המקומי שלך או בשרת שיתוף, תלוי איפה אתה מאחסן אותם. אנשי IT שונאים כל דבר שגורם להם לעבוד על כל דבר, אלא אם כן הוא בונה את קורות החיים שלהם, כך שהצבת מידע רב במקום שידרוש מהם לקנות עוד שטח דיסק מרגיז אותם.
• Corporate Legal ורוב המחלקות לניהול רשומות אינן אוהבות קובצי .PST מכיוון שהם מאפשרים לך, משתמש הקצה, להתעלם בקלות או לעקוף את מדיניות השמירה/השמדה של מסמכים ארגוניים.
• צוותי אבטחת מידע ארגוניים גם לא אוהבים קובצי .PST כי אם Legal יבקש מהם אי פעם לשחזר נתונים לתביעה או הזמנה לדין, קובצי .PST יכולים להרגיז את העלות והמאמץ של הנתונים התאוששות.

ביצועי מערכת ומוח

• ככל שיש לך יותר דוא"ל, כך אתה וגם המחשב שלך צריכים יותר דוא"ל לעקוב ולעבד.
• מכיוון שיותר הודעות דוא"ל וקבצים מצורפים נכנסים לאינדקס על ידי Windows Search (או אינדקס אחר של דוא"ל/מערכת), האינדקס שלך יהיה גדול יותר, והחיפושים שלך יימשכו זמן רב יותר.

אז, בתקווה, עניתי על כל השאלות שלך לגבי קבצי PST של Microsoft Outlook וכיסיתי כמה יתרונות וחסרונות ברמה גבוהה. אבל למקרה שפספסתי משהו, אנא אל תהסס לכתוב תגובה או לפרסם את שאלתך בשלי פוֹרוּם.

איך ל

כיצד למצוא את מפתח המוצר של Windows 11

אם אתה צריך להעביר את מפתח המוצר של Windows 11 או רק צריך אותו כדי לבצע התקנה נקייה של מערכת ההפעלה,...

איך ל

כיצד לנקות את המטמון של Google Chrome, קובצי Cookie והיסטוריית גלישה

Chrome עושה עבודה מצוינת באחסון היסטוריית הגלישה, המטמון והעוגיות שלך כדי לייעל את ביצועי הדפדפן שלך באינטרנט. זה איך לעשות...

עסקאות

התאמת מחירים בחנות: כיצד לקבל מחירים מקוונים בזמן קניות בחנות

קנייה בחנות לא אומרת שאתה צריך לשלם מחירים גבוהים יותר. הודות להבטחות התאמת מחיר, תוכלו לקבל הנחות מקוונות בזמן הקניות ב...