כיצד לבצע קביעת תצורה וניהול של ארכיטקטורה אוטומטית ב- Outlook 2010

מאז תחילת Outlook, מיקרוסופט כללה תמיד את הארכיון ו- רכב אוטומטי תכונה ו - Outlook 2010 ללא יוצא מן הכלל. התכונה AutoArchive מעבירה או מוחקת אוטומטית דוא"ל ישן מתיבת הדואר הראשית שלך לקובץ נתוני ארכיב המאוחסן בכונן הקשיח המקומי. קבצים אלה נקראים קבצי PST. בעבר מתי לקבצי PST של Outlook הייתה מגבלה של 2 GIG, תכונת הארכיון הייתה חשובה בהרבה מכיוון שהיא העבירה דוא"ל ישן יותר לקובץ ה- PST הראשי שלך ולקובץ Archive.pst. עם זאת, למרות שקבצי PST ב- Outlook 2010 הם בעלי מגבלת 20 Gig; עדיין מומלץ לאפשר לו לנהל את הדוא"ל הישן שלך כדי לשמור על קבצי ה- PST קטנים וביצועי המערכת שלך!

הסביר שוב מה התכונה AutoArchive עושה בבקשה!

AutoArchive מקטין את גודל תיבות הדואר על ידי מחיקה או העברה של פריטים ישנים לקובץ נתוני ארכיב או .PST. התהליך עובד כמעט זהה בין אם אתה משתמש ב- Microsoft Exchange בעבודה או ב- IMAP או POP מתוך תוכנית ביתית או עסק קטן. זה בעצם ממש כמו להוריד כמה ערימות נייר מהשולחן שלך ולהניח אותם בארון קבצים מסודר לגישה מהירה או קובץ PST כאמור לעיל. תהליך זה שונה מ ייצוא בשתי דרכים. ייצוא יאפשר לך להעביר את הדוא"ל למספר פורמטים חיצוניים שונים, ואילו ארכיון מאפשר לך להעביר דוא"ל ישן יותר לקובץ .pst או למחוק את הדוא"ל לחלוטין. ארכיון מאפשר גם גישה קלה יותר לדוא"ל ישן מכיוון שיש כרטיסייה בחלונית הניווט של Outlook עבורם. כמובן שתוכל גם להגדיר AutoArchive למחיקת הדואר הישן שלך.

כיצד לאפשר ברירת מחדל לרכישה אוטומטית עבור כל תיקיות Outlook 2010

1. ב- Microsoft Outlook, לחץ על ה קובץ תפריט ו בחראפשרויות.

2. בתפריט אפשרויות לחץ על ה מתקדם לשונית ואז לחץ על ה הגדרות ארכיב אוטומטי כפתור.

3. לחץ על תיבת הסימון עבור הפעל AutoArchive כל [14] יום. מכאן תוכלו להתאים אישית עוד יותר את הגדרות ה- AutoArchive עבור Outlook 2010 עם זאת כברירת מחדל לאחר האפשרות AutoArchive שהופעלה פעם אחת תעביר (לא תמחק) את כל הדואר בן יותר מחצי שנה ל- Archive.pst קובץ. אני מציע שתמשיך התבקש לפני הפעלת AutoArchive נבדק כך שתקבל התראה בכל פעם שקורה בארכיון. תתפלאו באיזו תדירות אנשים שואלים אותי על אימיילים חסרים! בדרך כלל זו רק פונקציה אוטומטית של ארכיטקטורה. ברגע שיש לך את ההגדרות איפה שאתה אוהב אותן, לחץ עלהחל הגדרות אלה על כל התיקיות כעת.

אם עקבת אחר השלבים שלעיל, AutoArchive מאפשר לכל הדוא"ל שלך ב- Outlook. אם יש תיקיה שרצית לא לכלול מ- AutoArchive, או אם אתה רק רוצה שהיא תחול על כמה תיקיות, נוכל לעשות זאת גם. Outlook 2010 מאפשר לך להתאים אישית את הגדרות ה- AutoArive עבור כל תיקיה, כך תעשה זאת.

שנה הגדרות ארכיב אוטומטי לתיקיות יחיד של Outlook 2010

4. ב- Outlook הסתכל בחלונית הניווט בצד שמאל. משם מקש ימני כל תיקיה ו בחרנכסים להגדיר את מדיניות הארכיטקטורה האוטומטית שלו.

5. בחלון מאפייני תיבת הדואר הנכנס שמופיע, לחץ על ה רכב אוטומטי כרטיסייה. כאן תוכלו להתאים אישית את הגדרות AutoArchive עבור תיקיה זו, או אפילו להשבית לחלוטין את AutoArchive עבורו.

בסדר, עכשיו אנו יודעים כיצד לבצע תיקיות בודדות אוטומטיות בארכיון! אבל מה אם אתה לא רוצה להשתמש ב- AutoArchive בכלל? אם אינך חובב התכונה האוטומטית, אתה עדיין יכול להשתמש בארכיון באמצעות התהליך הידני.

כיצד לבצע ארכיון ידני של פריטים

6. ב- Outlook לחץ על ה קובץ> מידע כרטיסיית תפריט ואז בחרכלי ניקוי> ארכיב.

7. בדיאלוג הארכיון שמופיע בחר איזה תיקיות אתה רוצה ל ארכיון. תהליך זה דומה כמעט לזה של AutoArchive למעט מדובר בעסקה חד פעמית. משהו שונה הוא שאתה אפילו יכול לעקוף את המאפיין "אל תעבור אוטומטית" אם יישמת זאת על כמה תיקיות, אך זה לא חובה.

היכן ממוקמים פריטי ארכיון של Outlook?

8. ב- Outlook אתה יכול לגשת לפריטים בארכיון מתיקיית הארכיון בחלונית הניווט בדוא"ל בצד שמאל.

9. אתה יכול גם לגשת לארכיונים מקובץ ה- .pst של Outlook בו הם מאחסנים. אתה יכול להגיע לשם לחיצה ה קובץ> פתח כרטיסיית תפריט ו - בחירהפתח את קובץ הנתונים של Outlook.

10. כברירת מחדל, מיקום קובץ ה- pst בארכיון Outlook הוא:

% UserProfile% DocumentsOutlook קבצים

אם לא השתמשת בארכיון ב- Outlook בעבר, נסה זאת! זה בטוח לעזור לשמור על ניקיון הדברים ולהעביר פריטי דואר אלקטרוני ישנים ולא בשימוש מתוך קובץ הדואר הראשי / .PST שלך. זוהי גם דרך נחמדה לשמור על גודל קובץ PST בשליטה שעוזרת תמיד בביצועי המערכת!