כיצד לגרום לדוא"ל חשוב להתבלט ב- Outlook

איך ל

על ידיבן סטוקטון

עודכן לאחרונה ב11 בינואר, 2020

כמעט כל עובד במשרד נאלץ להתמודד עם תיבת דואר נכנס אי-מייל בפעם זו או אחרת. למרבה המזל, משתמשי Microsoft Outlook יכולים לנצל פיצ'רים שונים המיועדים להבליט אימיילים חשובים.

אלה כוללים עיצוב מותנה וקטגוריות צבע להוספת גופנים וצבעים שונים להודעות הדוא"ל שלך. כך תוכלו להשתמש בתכונות אלה ב- Outlook.

שימוש בעיצוב מותנה ב- Outlook

עיצוב מותנה מאפשר לך להגדיר כללי עיצוב להודעות דוא"ל של Outlook. אתה יכול להגדיר צבעים, גופנים וסגנונות שונים להודעות הדוא"ל שלך כפי שהם מופיעים בתיבת הדואר הנכנס שלך. כדי להתחיל, תצטרך ליצור כלל עיצוב מותנה חדש.

ב- Outlook, לחץ על תצוגה> הגדרות תצוגה בתוך ה תצוגה נוכחית קטגוריה. בתוך ה הגדרות תצוגה מתקדמות חלון, לחץ עיצוב מותנה.

יצירת כלל עיצוב מותנה חדש

כפי שתראו מה- עיצוב מותנה חלון הגדרות, Outlook כבר משתמש בכללי עיצוב מותנים עבור תרחישים מסוימים. כתובות דוא"ל שלא נקראו, למשל, יופיעו עם טקסט כחול בגופן ממשק המשתמש של סגו.

כדי להוסיף כלל עיצוב מותנה משלך, לחץ על הוסף כפתור.

תן שם מתאים לכלל שלך ואז לחץ גופן להגדיר אפשרויות עיצוב כמו גופן, צבע וגודל.

לחץ על בסדר כדי לאשר את הגדרות הגופן שלך.

לאחר הגדרת סגנון העיצוב של הכלל שלך, לחץ על מצב כפתור.

מכאן, באפשרותך להגדיר את הכלל שיחול אוטומטית על דוא"ל המכיל מילות מפתח מסוימות, או על דוא"ל שנשלח אל כתובות דוא"ל מסוימות או מהן.

עיצוב באמצעות כתובת דוא"ל

כדי להוסיף כלל החל על הודעות דוא"ל משולח ספציפי, הקלד את כתובת הדוא"ל בכתובת מ תיבה, המפרידה בין כתובות דוא"ל מרובות למעי הגס למחצה. אתה יכול להחיל זאת על כל הדוא"ל שנשלח מאתר בודד על ידי הקלדה @ domain.com, החלפת domain.com בשם הדומיין הנכון.

אתה יכול גם לעשות זאת עבור דוא"ל שאתה שולח, ולא מקבל, על ידי הקלדת כתובת הדוא"ל בכתובת לשלוח ל במקום זאת.

עיצוב לפי חיפוש מילות מפתח

כדי להחיל את כלל העיצוב המותנה שלך על דוא"ל המכיל מילים, הקלד את מילת המפתח (או מילות המפתח) בסמל חפש את המילים קופסא.

בחר את שדה נושא בלבד אפשרות בתפריט הנפתח למטה כדי לחפש רק בשדה הנושא אחר מילות המפתח שבחרת, או את שדה הנושא וגוף ההודעות אפשרות לחפש בכל הדוא"ל.

כללי עיצוב מותנים מתקדמים

באפשרותך ליצור כללי עיצוב מורכבים נוספים ב- עוד בחירות ו מתקדם כרטיסיות. מכאן אתה יכול להחיל את הכלל החדש שלך על דוא"ל לפי מצב הקריאה שלהם, חשיבותם, דגל המעקב, גודל ועוד.

לדוגמה, כדי להגדיר את הכלל שלך לחול רק על הודעות דוא"ל שלא נקראו, לחץ על רק פריטים שהם תיבת הסימון עוד בחירות ולחץ על הכרטיסייה לא נקרא אפשרות מהתפריט הנפתח.

בתוך ה מתקדם בכרטיסייה, באפשרותך ליצור חיפושים ספציפיים לכללך באמצעות כמעט כל נתוני Outlook הזמינים. לחיצה על שדות אפשרות נותנת לך מאות אפשרויות לבחירה. השדות הנפוצים ביותר מופיעים תחת שדות נפוצים קטגוריה.

לחץ על הוסף לרשימה להוסיף קריטריוני חיפוש מתקדמים אלה לכלל העיצוב שלך. הדוגמה למטה מציגה חיפוש מתקדם אחר כל הדוא"ל המכיל "בן" בדף נושא שדה.

לאחר שאתה מרוצה מהכלל שלך, לחץ על בסדר כדי לאשר, אם כן בסדר לסגור את עיצוב מותנה חלון הגדרות.

שימוש בקטגוריות דוא"ל

אמנם אפשר לעשות זאת לסווג דוא"ל של Outlook באמצעות תיקיות חיפושדרך נוספת להדגיש את הדוא"ל החשוב שלך היא להחיל קטגוריה. לקטגוריות יש שם ותג צבע נפרדים, המאפשרים להציג אותם בנפרד.

מערכת צבע ירוק-צהוב-אדום יכולה לעזור לך לתעדף את הדוא"ל החשוב ביותר, למשל. כברירת מחדל, Outlook מציע קטגוריות בכחול, ירוק, כתום, סגול, אדום וצהוב. אתה יכול לערוך אלה או ליצור משלך, באמצעות צבעים ושמות חלופיים.

יצירה או עריכה של קטגוריות

כדי ליצור קטגוריה חדשה או לערוך קטגוריה קיימת, לחץ על בית > קטגוריה> כל הקטגוריות.

לחץ על חדש ליצור קטגוריה חדשה. בחר את צבע הקטגוריה שלך מהתפריט הנפתח, ותן לו שם בתיבה שם תיבה למעלה.

לחץ על בסדר כדי לשמור את הקטגוריה שלך.

החלה ידנית של קטגוריה על דוא"ל Outlook

כדי להחיל קטגוריה ידנית על הודעת דוא"ל של Outlook, בחר אותה בתצוגת התיקיות של Outlook. לחץ על דף הבית> סיווגלחץ על הקטגוריה שלך.

הקטגוריה שלך תופיע כריבוע צבעוני בתצוגת תיקיית ברירת המחדל של Outlook, מעל לשעה והתאריך הקבלה. שם הקטגוריה שלך יופיע מתחת לנושא הדוא"ל בתצוגת הדוא"ל.

לצפייה בדוא"ל לפי קטגוריה, לחץ על הצג> קטגוריות וגלול אל החלק המתאים לקטגוריה שלך.

יישום אוטומטי של קטגוריות Outlook

אתה יכול גם להשתמש בכללי Outlook כדי להחיל קטגוריות באופן אוטומטי על הודעות דוא"ל. לשם כך, לחץ על קובץ> מידע> ניהול כללים והתראות.

בתוך ה כללי אימייל הכרטיסייה של כללים והתראות לחץ על התפריט חוק חדש כפתור.

בחר החל כלל על הודעות שאני מקבל לפני לחיצה הבא.

בחר את קריטריוני החיפוש עבור כלל קטגוריות הצבעים שלך. לדוגמה, כדי להחיל את הכלל על דוא"ל מכתובת דוא"ל או שם דומיין מסוים, לחץ על מאנשים או מקבוצה ציבורית תיבת סימון.

בתוך ה שלב 2 באזור למטה, לחץ שוב על הקריטריונים (מודגש בכחול). הבא ל מ אפשרות בתחתית, הקלד את כתובת הדוא"ל שלך או את שם הדומיין שלך.

אם Outlook יכול למצוא את כתובת הדואר האלקטרוני בתיבת הדואר הקיימת שלך, בחר אותה מהרשימה שמופיעה ולחץ בסדר. אם זה לא יכול, לחץ בטל. הכלל ייווצר ללא קשר. לחץ על הבא להמשיך.

אתה יכול להגדיר את הפעולה לכללך בשלב הבא. לחץ כדי להפעיל את "הקצה לקטגוריית הקטגוריותאפשרות " שלב 1 קטע.

בחר בקטגוריה שתקצה לכלל זה על ידי לחיצה על a קטגוריה בתוך ה שלב 2 בסעיף למטה לפני שתלחץ בסדר, לאחר מכן הבא.

השלב הבא מאפשר לך לבחור חריגים לכלל זה. בחר אלה, כנ"ל, או לחץ על הבא להמשיך.

בשלב האחרון, תן שם לכלל קטגוריית הצבעים שלך, ואז בחר את הפעל כלל זה כעת בהודעות שכבר נמצאות ב"תיבת הדואר הנכנס " תיבת הסימון כדי להחיל אותה באופן רטרוספקטיבי על כל הדוא"ל הקיים שלך.

לחץ על סיים ליצור ולהפעיל את הכלל. קטגוריית הצבעים תוחל על הודעות הדוא"ל שלך, בהתאם לקריטריונים שבחרת.

אל תחמיץ את דוא"ל Outlook החשובים שלך

שימוש בקטגוריות צבע וכללי עיצוב מותנה זו דרך נהדרת לגרום להודעות הדוא"ל החשובות שאתה שולח ומקבל להתבלט ב- Outlook. אל תשכח לעשות זאת שפר את תפוקת Outlook שלך עוד יותר על ידי שימוש בכללי Outlook נוספים ומעקב אחר דגלים כדי לעקוב אחר שרשראות הדואר האלקטרוני והמשימות החשובות.

אתה יכול גם השתמש בחלקים מהירים ב- Outlook להוסיף במהירות הצהרות נפוצות לתגובות הדוא"ל שלך.