כיצד לעקוב אחר שינויים במסמכי Word

איך ל

על ידיאנדרה דה קוסטה

עודכן לאחרונה ב26 באפריל, 2019

אם אתה משתף פעולה עם חברי צוות בפרויקטים או מסמן חוזים עם קישורים חוזרים, מעקב אחר שינויים ב- Microsoft Word יכול להיות מציל חיים! עקוב אחר שינויים הוא תכונה מובנית ב- Microsoft Word שמביאה באמת שפיות לתהליך. גם אם אינך עובד על פרויקטים מורכבים כמו רכישות, מיזוגים, חוזים או הרשאה רב מכר - עקוב אחר שינויים יכול להיות שימושי באותה מידה לפרויקטים של קבוצות קטנות, כגון בית ספר משימות.

מאז האחרון כיסה תכונה זו ב- Microsoft Word 2010, חלו שיפורים משמעותיים שהופכים את שינויי המעקב לעוצמתיים יותר. עם הזמינות של Office Online, המשתמשים יכולים לבצע שיתוף פעולה בזמן אמת על מסמך, וזה אחד התכונות החדשות והמלהיבות בהן אנו מסתכלים במאמר זה.

הפעל ולהשתמש במעקב אחר שינויים ב- Word 2016

שלב 1: התחלת תוכן

יהיה עליכם להתחיל עם תוכן כלשהו במסמך עליו אתם משתפים פעולה. חלק זה של המסמך נכתב על ידי משתמש אחר. הפסקה הראשונה נכתבה על ידי.

שלב 2: אפשר שינויי מסלול

כדי להתחיל לעקוב אחר שינויים, עבור אל סקירה לחץ על הלשונית ולחץ שינויי מסלול בתוך ה מעקב קבוצה (אתה יכול גם ללחוץ על CTRL + SHIFT + E.)

כאשר מעקב אחר שינויים מופעל, תראה בלון עבור כל מחבר בצד ימין של המסך.

שלב 3: עריכה

עקוב אחר שינויים ב- Word משתמש בתיאום צבע כדי למנוע בלבול. הכותב הראשון הוא כחול והשני אדום. כאשר מחברים נוספים מבצעים עריכות, יוקצו להם גם צבע ייחודי.

כאשר נערכים עריכה למסמך, מופיעה שורה אנכית לצד הפסקה כדי לציין את השינויים שבוצעו במסמך. שימו לב לפסקה הראשונה אין זאת מכיוון שינויי מסלול לא הופעל עוד יותר למסמך. כשאתה לוחץ על הצג שינויים ברצועה סרגל, הוא מפעיל מייד את גולת הכותרת של כל העריכות שבוצעו במסמך יחד עם הפרשנויות שלהם. אם תשאיר את זה מופעל ותבצע שינויים, תראה את השינויים בזמן אמת בזמן ההקלדה והמחיקה.

שלב 4: הערות, בלונים וכלי עריכה נוספים

אם ברצונך להוסיף תגובה על מילה או פסקה, סמן אותה ואז בחר את סקירה לחץ על הלשונית ולחץ תגובה חדשה בתוך ה הערות קבוצה. הערותיך יופיעו אז בצד ימין של המסמך עם סיום המסמך; אתה יכול לכבות אותם.

אחד הדברים שתשימו לב כשאתם מחילים מדידות מיוחדות כמו מודגש, נטוי או קו תחתון, הערה מתווספת אוטומטית לשינויי הרצועה הנקראים מעוצב.

אתה יכול גם להתאים אישית את האופן שבו אתה רוצה שבלונים יופיעו על המסמך. לדוגמה, אם ברצונך לראות את כל הגרסאות שנוספו למסמך על ידי כל מחבר, לחץ סקירה כרטיסייה> הצג סימון תפריט> בלונים > הצג תיקונים בבלונים.

מהדורות

חלונית הסקירה (סקירה > בודק את החלונית) מאפשרת לך לבדוק את כל העריכות של כל מחבר שתוכלו להציג אנכית או אופקית על המסך. אתה יכול ללחוץ על מילה או פסקה בחלונית המהדורות, והיא תנווט אוטומטית לחלק זה של המסמך.

שלב 5: קבל או דחה שינויים שבוצעו במסמך

אם אתה מסכים עם השינויים שבוצעו במסמך, אתה יכול לקבל או לדחות אותם. לחץ על סרגל הצג שינויים במסלול כדי להדגיש שינויים שנעשו על ידי המחבר האחר, ואז עבור אל סקירה לחץ על הכרטיסייה קבל כדי לאשר.

כעת תבחין בשינויים מיושמים מייד.

שלב 6: השווה או שילב מסמכים

מחברים נוספים שמאפשרים להם להשתמש בתכונות שימושיות הוא היכולת לעקוב אחר המסמך בגרסה. לדוגמה, אם שני מחברים ממלאים את אותם מסמכים לשני עותקים וממשיכים לעבוד עליהם בנפרד, הם יוכלו בהמשך להשוות בין שתי הגרסאות ולשלב ביניהן. כל עוד הם דומים במבנהם, תוכלו לשלב בין השניים ליצור מסמך סופי.

כדי להשוות ולשלב שינויים, בחר סקירה לחץ על הכרטיסייה השווה בחר את המסמך המקורי בתיבת השדה, ואז בחר את הגרסה המתוקנת ולחץ על בסדר.

לאחר מכן תציג Microsoft Word תצוגה של שלוש חלונות של המסמך המציגה את המסך הראשי כמסמך הסופי עם תוכן משולב, ואת העותקים המקוריים והחלופיים בחלונית מיני חלונות. כשאתה גולל דרך, אתה יכול להשוות את השינויים. רצוי לעשות זאת על גבי מסך עם רזולוציית מסך מספקת.

כשתהיה מוכן לשלב את המסמכים לעותק סופי, חזור אל המסמך סקירה לחץ על הכרטיסייה השווה ואז לחץ שילוב בחר את המסמך המקורי בתיבת השדה ואז בחר את הגרסה המתוקנת ולחץ על בסדר.

לאחר מכן תראה את המסמך המשולב יחד עם השינויים שביצעו מחברים אחרים בצבע אחר.

שילוב עם אופיס אונליין

אחת מתכונות הרוצח של Google Apps הייתה כלי שיתוף הפעולה שלה בזמן אמת. מיקרוסופט תפסה סוף סוף בזכות חבילת Office Online שלה הכוללת גרסת Word מבוססת אינטרנט. תכונה חדשה ב- Word 2016 היא היכולת לשתף ולהציג את מי שעובד על המסמך שלך. לשם כך, לחץ על שתף כפתור ושמור את המסמך בתיקיית OneDrive שלך.

לאחר מכן, חלונית השיתוף תגלה אפשרויות נוספות, עם היכולת להזמין אנשים לערוך את המסמך במגבלות שונות. תוכלו גם להבחין באפשרויות חסימת מחברים ואפשרויות הגבלה מופעלות כעת בתוך הגן קבוצה. אם אתה משתמש ב- Office 365 במסגרת ארגונית, אתה יכול להזמין מחברים לשתף פעולה.

למאמר זה אשתמש בסעיף קבל קישור שיתוף שאשלח אליהם דוא"ל למחברים נוספים שאיתם ברצוני לשתף פעולה במסמך.

כאשר אתה או המחבר האחר טוענים את Word Online וביצעו שינויים, אנשים אחרים שמשתפים פעולה במסמך יקבלו הודעה בזמן אמת.

כאן תוכלו לראות עריכות שמורות שנעשו על ידי המחבר האחר מקודדות צבע בגוון כחול.

כאשר מחבר כבר לא עורך את המסמך, תקבל הודעה בתוך Word 2016.

כפי שאתה יכול לראות, עקוב אחר שינויים הוא חזק עוד יותר באמצעות תכונות שיתוף הפעולה שלו בזמן אמת. בין אם אתה עובד על פרויקטים גדולים או קטנים, Word 2016 יכול להקל על כולם לשמור על אותו דף. תיאום צבע, שיתוף, עריכה בזמן אמת ושילוב בענן עם OneDrive כולם מסתכמים בחוויה משכנעת.