כיצד ליצור ולהשתמש בערכים אוטומטיים בטקסט ב- Word

איך ל

על ידילורי קאופמן

עודכן לאחרונה ב10 במרץ, 2019

נמאס לכם להקליד שוב ושוב באותם גושי טקסט בטקסט? אם אתה מקליד דברים לעתים קרובות כמו שם החברה שלך וכתובת או פסקאות טקסט המשותפות לסוגים רבים של מסמכים שאתה יוצר, AutoText ב- Word הוא החבר שלך.

אתה יכול לאחסן בלוקים של טקסט בערכי טקסט אוטומטי ולהכניס אותם לכל מסמך Word בכמה דרכים קלות. היום נראה לך כיצד ליצור, לערוך ולמחוק רשומות טקסט אוטומטיות ומספר דרכים להכניס אותם בקלות לכל מסמך Word.

הצג סימני פסקאות במסמך שלך

אם ברצונך העיצוב של כל הפסקאות, כולל האחרונה, המאוחסן עם הטקסט בערך טקסט טקסט אוטומטי, בחר בסימן הפסקה האחרון. סימון הפסקה בסוף כל פסקה שומר את העיצוב לאותה פסקה. אם החלת עיצוב כלשהו של תווים, כמו מודגש או נטוי, היא נשמרת אוטומטית בערך טקסט טקסט אוטומטי.

אם אינך רואה את סימני הפסקה במסמך שלך, לחץ על בית כרטיסייה. בתוך ה פסקה לחץ על סמל הפסקה. כעת תוכלו לראות את סימון הפסקה האחרון ולבחור אותו.

צור כניסה חדשה לטקסט אוטומטי

ליצירת רשומת AutoText חדשה, בחר את הטקסט שברצונך להוסיף לאוסף ערכי הטקסט האוטומטי. לחלופין, אם אין לך את הטקסט זמין, הקלד את הטקסט למסמך ואז בחר אותו.

על הכנס לחץ על הכרטיסייה חלקים מהירים בתוך ה טקסט קטע. לאחר מכן, העבירו את העכבר מעל AutoText ובחרו שמור בחירה בגלריית טקסט אוטומטי מתפריט המשנה.

ייתכן שתראה פריטים אחרים בגלריית הטקסט האוטומטי, כמו פריטים שהעתקת לספייק.

מכיוון שערכי AutoText הם אבני בניין, ה- צור אבן בניין חדשה תיבת דו-שיח מוצגת.

הזן ייחודי שם לכניסה אוטומטית לטקסט. בהמשך מאמר זה, נראה לך כיצד להזין רשומת טקסט אוטומטי למסמך שלך על ידי הקלדת מספר תווים. כדי להיות מסוגל לעשות זאת, עליך להפוך את תחילת שם רשומת ה- AutoText שלך שונה מכניסות AutoText אחרות. אם זה כמו שמות של ערכים אחרים, תצטרך להקליד תווים נוספים, כך ש- Word יודע איזו רשומה תרצה להוסיף.

ודא שהטקסט האוטומטי נבחר ברשימה הנפתחת גלריה. זה אמור להיות כברירת מחדל.

כללי נבחר כברירת מחדל בסמל קטגוריה רשימה נפתחת. בתחילה זו הבחירה היחידה ואנחנו הולכים לבחור את ה- כללי קטגוריה לדוגמא שלנו. אבל אתה יכול ליצור קטגוריה מותאמת אישית על ידי בחירה צור קטגוריה חדשה מ ה קטגוריה רשימה נפתחת. הזן שם לקטגוריה המותאמת אישית שלך ב צור קטגוריה חדשה תיבת דו-שיח ולחץ בסדר. הקטגוריה החדשה מתווספת ונבחרת אוטומטית ב קטגוריה רשימה נפתחת.

אתה יכול להזין א תיאור עבור הערך AutoText אם זה עוזר להבהיר למה מיועד הערך. אם הערך מובן מאליו, אינך צריך להזין תיאור.

ערכי טקסט טקסט אוטומטי נשמרים בתבניות ולא במסמכים. ככה, הם זמינים בכל מסמך המבוסס על התבנית בה נשמרו. ה רגיל התבנית היא בחירת ברירת המחדל ב - שמור ב הרשימה הנפתחת. אתה יכול לשמור ערכי טקסט אוטומטי בתבניות מותאמות אישית, אך אנו הולכים לקבל את ברירת המחדל לשמירת הערך החדש שלנו בתבנית "Normal.dotm".

לבסוף, יש כמה אפשרויות לבחור מ:

• כדי להכניס את הערך AutoText לדף משלו במסמך, בחר הכנס תוכן לדף משלו. פעולה זו תגדיר את הטקסט מכניסה אוטומטית לטקסט משאר המסמך עם מעברי עמודים.
• כדי להכניס את ערך הטקסט האוטומטי לפסקה משלו, גם אם הסמן נמצא באמצע פסקה, בחר הוסף תוכן בפסקה משלו.
• עבור כל שאר התכנים, בחר הוסף תוכן בלבד.

לחץ על בסדר.

כשאתה סוגר את מסמך ה- Word האחרון הפתוח, ייתכן שהמסמך הבא יופיע, אם האפשרות מופעלת לבקש ממך לשמור את התבנית Normal.

לחץ על להציל כדי לשמור את התבנית "Normal.dotm" עם רשומת ה- AutoText שנוספת.

אם אינך מקבל את תיבת הדו-שיח שלמעלה ואתה רוצה שתתבקש לשמור את התבנית Normal כשאתה משנה אותה, עבור אל קובץ> אפשרויות> מתקדם. בתוך ה להציל בחלק מימין, בדוק את התבקש לפני שמירת תבנית רגילה קופסא. לחץ על בסדר.

הכנס כניסה אוטומטית לטקסט מהכרטיסייה הוספה

ישנן מספר דרכים קלות להכניס רשומת טקסט אוטומטית למסמך Word. דרך אחת היא השימוש ב- חלקים מהירים כפתור.

בתוך ה טקסט פרק על הכנס לחץ על הכרטיסייה חלקים מהירים.

העבר את העכבר מעל AutoText בתפריט ולחץ על הערך AutoText שברצונך להכניס מתפריט המשנה.

הכנס כניסה אוטומטית לטקסט באמצעות השלמה אוטומטית

דרך נוספת להכניס רשומת טקסט אוטומטי היא להתחיל להקליד את שם הערך AutoText. קופץ קטן מציג חלק המופיע בערך AutoText התואם ומורה לך ללחוץ להיכנס להכניס. ללחוץ להיכנס להכניס את הערך למסמך בסמן. אתה יכול גם ללחוץ F3 להכניס את הערך התואם.

תוכן הערך AutoText מוכנס למסמך שלך, כולל העיצוב המקורי וניתורי השורות.

אם אינך רואה את ההצעה להשלמה אוטומטית כשאתה מתחיל להקליד את שם רשומת ה- AutoText שלך, האפשרות Show הצעות השלמה אוטומטית אינה מופעלת.

כדי לאפשר את האפשרות, עבור אל קובץ> אפשרויות> מתקדם.

בתוך ה אפשרויות עריכה, בדוק את הצג הצעות להשלמה אוטומטית קופסא.

לחץ על בסדר.

כעת, עליכם לראות את הרשומה שלכם בטקסט אוטומטי כשאתם מתחילים להקליד את שמו. ללחוץ להיכנס להכניס אותו.

הוסף את טקסט טקסט אוטומטי לסרגל הכלים של גישה מהירה

אתה יכול לעשות את זה מהיר וקל יותר להוסיף רשומות טקסט אוטומטי על ידי הוספת לחצן 'טקסט אוטומטי' לסרגל הכלים של הגישה המהירה.

לחץ על החץ למטה בסרגל הכלים של גישה מהירה ובחר פקודות נוספות.

ה סרגל הכלים לגישה מהירה המסך מוצג על אפשרויות מילים תיבת דיאלוג.

בחר כל הפקודות מ ה בחר פקודות מתוך רשימה נפתחת.

לאחר מכן, בחר בטקסט אוטומטי ברשימה משמאל ולחץ על הוסף להוסיף את כפתור AutoText לרשימה בצד ימין.

לחץ על בסדר.

כדי להוסיף רשומת טקסט אוטומטי, לחץ על כפתור טקסט טקסט אוטומטי בסרגל הכלים של גישה מהירה ולחץ על ערך בתפריט.

צור קיצור דרך לכניסה אוטומטית לטקסט

אם אתה מעדיף להשתמש במקלדת, אתה יכול להוסיף קיצור דרך למקלדת עבור ערך AutoText שיצרת.

לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הסרט ובחר התאם אישית את הסרט.

ה התאם אישית סרט מסך על אפשרויות מילים תיבת דו-שיח מוצגת.

בתחתית רשימת הפקודות משמאל, לחץ על התאמה אישית ליד קיצורי דרך במקלדת.

בתוך ה קטגוריות תיבה על התאם אישית את המקלדת תיבת דו-שיח, בחר אבני בניין.

ואז בחר את רשומת הטקסט האוטומטי שלך ב אבני בניין תיבה מימין. לדוגמה, אנו בוחרים את ערך ה- AutoText שלנו הכתובת שלי.

שים את הסמן ב לחץ על מקש קיצור דרך חדש לחץ על התיבה ולחץ על קיצור המקשים בו ברצונך להשתמש.

לחץ על הקצה.

קיצור הדרך שלך נוסף ל- מפתחות נוכחיים קופסא.

לחץ על סגור.

לחץ על בסדר על אפשרויות מילים תיבת דו-שיח כדי לסגור אותה.

עכשיו אתה יכול להשתמש בקיצור המקשים החדש שלך כדי להכניס את ערך ה- AutoText שלך.

שנה את תוכן כניסה אוטומטית לטקסט

מה אם אתה צריך לשנות ערך רשומת טקסט שיצרת? אולי עברת ועליך לשנות את כניסת הכתובת האוטומטית של הכתובת שלך.

ראשית, הקלד את כל הערך שהשתנה במסמך Word חדש או קיים. לאחר מכן בחר אותו בסימן הפסקה האחרון, אם ברצונך לשמור על העיצוב.

על הכנס לחץ על הכרטיסייה חלקים מהירים בתוך ה טקסט קטע. לאחר מכן, העבירו את העכבר מעל AutoText ובחרו שמור בחירה בגלריית טקסט אוטומטי מתחתית תפריט המשנה.

על צור אבן בניין חדשה בתיבת הדו-שיח, הזן את אותו שם בתיבה שם בתור הטקסט האוטומטי הקיים שברצונך לשנות.

לחץ על בסדר.

לחץ על כן כששואלים אותך אם ברצונך להגדיר מחדש את ערך אבני הבניין.

כעת, באפשרותך להכניס את ערך הטקסט האוטומטי המעודכן לכל מסמך Word חדש או קיים.

ערוך את המאפיינים של כניסה אוטומטית לטקסט קיים

בנוסף לשינוי התוכן של רשומת טקסט אוטומטי, באפשרותך גם לשנות את המאפיינים של רשומת טקסט טקסט, כמו הקטגוריה והתיאור, ובאיזו תבנית היא נשמרה.

כדי לערוך את המאפיינים של רשומת טקסט אוטומטי, לחץ על חלקים מהירים בתוך ה טקסט בסעיף בכרטיסייה הוספה ובחר מארגן אבני בניין.

על מארגן אבני בניין תיבת הדו-שיח, תראה את הרשימה המלאה של כל אבני הבניין הזמינות עם שם של כל אחד, ואיזה גלריה, קטגוריה, ו תבנית כל אחד נמצא ב. הם רשומים בסדר אלפביתי לפי גלריה, המגדיר את סוג כל אבן בניין.

בראש הרשימה תוכלו למצוא את הערכים אוטומטיים טקסט. בחר בזה שאתה רוצה לשנות את המאפיינים של ולחץ על ערוך נכסים.

ה שנה אבן בניין תיבת דו-שיח מוצגת, עם אותן אפשרויות כמו צור אבן בניין חדשה תיבת הדו-שיח בה השתמשת כדי ליצור את הערך AutoText.

בצע את השינויים שתרצה גלריה, קטגוריה, תיאור, שמור ב, ו אפשרויות שדות. ראה את צור קטע חדש להזנת טקסט אוטומטי בתחילת מאמר זה למידע נוסף על שדות אלה.

לחץ על בסדר.

לחץ על כן בתיבת הדו-שיח לאישור מוצגת כדי לשמור את השינויים שלך ולהגדיר מחדש את ערך הטקסט האוטומטי.

מחק כניסה אוטומטית לטקסט

אם תחליט שאינך זקוק או רוצה עוד ערך טקסט אוטומטי, תוכל למחוק אותו.

כדי למחוק רשומת טקסט אוטומטי מרשימת אבני הבניין, לחץ על חלקים מהירים בתוך ה טקסט פרק על הכנס לחץ על הכרטיסיה ואז בחר מארגן אבני בניין.

בחר בערך טקסט טקסט אוטומטי שברצונך למחוק בערך אבני בניין רשימה.

לאחר מכן, לחץ על מחק.

לחץ על כן בתיבת הדו-שיח לאישור כדי למחוק את הערך ולהסיר אותו מרשימת ה- אבני בניין.

לחץ על סגור על מארגן אבני בניין תיבת דו-שיח כדי לחזור למסמך שלך.

חסוך לעצמך זמן והקטין שגיאות באמצעות טקסט אוטומטי

ערכי טקסט טקסט אוטומטי הם דרך נהדרת לחסוך לעצמכם זמן ולצמצם שגיאות בעת ההקלדה ב- Word. אתה יכול גם אוטומציה של משימות ב- Word באמצעות פקודות מאקרו כדי לחסוך זמן ולהגדיל את הפרודוקטיביות שלך.