כיצד לבצע אוטומציה של טפסים של מיקרוסופט עם שדות מותאמים אישית

איך ל

על ידיראיין דיבה

עודכן לאחרונה ב11 בפברואר, 2019

בין אם אתה סטודנט או עובד משרד, כמעט לכולם יש צורך להשתמש במסמכים מדי פעם. עבודות מסוימות אף דורשות שתייצרו את אותם אותיות, טפסים או מסמך אחר בלוח זמנים קבוע. שימוש בשדות מותאמים אישית במסמכים שלך יכול לחסוך זמן רב. להלן מבט על מה הם ואיך להשתמש בהם.

מהם שדות מותאמים אישית?

שדות מותאמים אישית מאפשרים לך לבנות מסמך כללי שאתה יכול לעשות בו שימוש חוזר למטרות אחרות. פעולה זו מאפשרת לך לייעל את התהליכים שלך וזה יכול להפוך אותך לעובד או סטודנט יעיל מאוד.

יש המון דרכים בהן ניתן להשתמש בשדות מותאמים אישית. אתה יכול ליצור מכתב טופס עם שדות מותאמים אישית שבהם תוכל להשתמש כדי להתאים אותו לכל מי שאתה שולח אליו. אתה יכול להשתמש בהם כדי ליצור סקר או טופס איסוף נתונים שאתה יכול לעשות בו שימוש חוזר ללא קשר למידע שאתה צריך לאסוף. הגישה הזו יכולה לחסוך לך שעות של מאמץ מכיוון שלא תצטרך ליצור מחדש מסמכים שוב ושוב.

כיצד ליצור שדות מותאמים אישית

השימוש בשדות מותאמים אישית ב- Microsoft Word הוא הרבה יותר קל ממה שאתה יכול לצפות. הדבר הראשון שצריך לעשות הוא להחליט איזה סוג מסמך אתה הולך ליצור ואילו מילים או ביטויים אתה מתכוון להתאמה אישית.

לדוגמה, נניח שאתה רוצה ליצור מכתב שבו אתה משתמש כדי לשלוח הצעות מחיר ללקוחות שלך. אתה יכול לכתוב מכתב פעם אחת ואז לזהות את אזורי המכתב שברצונך להתאים אישית.

אז בדוגמה זו תרצו ליצור שלושה שדות מותאמים אישית; שם הנמען, מספר המשרות ושם החברה. כדי להגדיר את אותם שדות מותאמים אישית, היכנס לתפריט המידע ב- Word ובצד ימין של המסך לחץ על החץ הנפתח שליד מאפיינים> נכסים מתקדמים.

מוקפץ זה, אתה יכול להוסיף את שדה הנמען לפי שם. בחר "טקסט" כסוג והערך. לחץ על הוסף, ואז בסדר.

במסמך שלך, אתה יכול להדגיש את השם "ג'ון" במכתב המקורי שלך. בתפריט Word, לחץ על הכנס בתפריט, לחץ על התפריט הנפתח של חלקים מהירים ובחר שדות. בחלון המוקפץ, לחץ על DocProperty תחת שמות שדותולחץ על מקבל (או כל מה ששמת את השדה) תחת תכונה.

כשאתה לוחץ בסדר, זה יעודכן את הטקסט המודגש שלנו בשדה (וערך השדה) שהגדרת. עכשיו אתה יכול לחזור לתוכנית נכסים מתקדמים שוב והוסף את שאר השדות.

לאחר שתסיים להוסיף את כולם, תראה את כל השדות המותאמים אישית שלך ברשימה נכסים קופסא.

אם אי פעם תבצע שינויים בערכים של השדות המותאמים אישית שלך, כדי לעדכן אותם ערכים במסמך בפועל, עליך רק ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השדה ולחץ על ערוך שדה.

כשאתה צריך לכתוב מכתב חדש לנמען חדש, אתה לא צריך לכתוב את המכתב שלך מאפס. פשוט פתח את המסמך שיצרת עבור הנמען האחרון, עבור לאזור מאפיינים מתקדמים ועדכן את כל השדות עבור הלקוח החדש שאליו אתה שולח את המכתב. עדכן את הערך ולחץ על שנה כפתור.

זה יעודכן את הערך ב- נכסים קטע. לאחר שתסיים לעדכן את כל השדות המותאמים אישית במאפיינים מתקדמים, תוכל לחזור למסמך שלך, להדגיש את השדות ולעדכן אותם.

מדוע להשתמש בשדות מותאמים אישית?

השימוש בשדות מותאמים אישית הוא דרך פנטסטית לצמצם את הזמן שאתה מבלה בכתיבת מכתבים או לשלוח כל סוג של תקשורת בכתב לאנשים. אם אתה צריך לעשות דבר כזה על בסיס קבוע, צור את מכתב התבנית שלך עם שדות מותאמים אישית, ולעולם לא תצטרך לכתוב את המכתב הזה שוב. אך ישנם מספר מקרי שימוש אחרים עבורם.

חשבוניות

דבר אחד שכמעט כל עסק צריך לעשות הוא לבצע חשבוניות על לקוחות שאתה מייצר מוצרים או שירותים עבורם. אם אתה עסק קטן, יתכן שלא תוכל להרשות לעצמך תוכנת הנהלת חשבונות המייצרת עבורך חשבוניות, כך שתצטרך ליצור את החשבוניות מאפס.

בעלי עסקים קטנים רבים בוחרים להשתמש באקסל או ב- Word כדי להרכיב חשבוניות. אם אתה משתמש ב- Word תוכל לייעל את תהליך החשבונית שלך על ידי הפיכת כל פריט שורה תחת כל עמודה לשדה מותאם אישית. אתה רק צריך ליצור שדה מותאם אישית לכל תא, בדיוק כמו שעשית עבור כל שדה בדוגמת האות למעלה. לאחר מכן, צור את חשבונית ה"תבנית "הראשונה שלך ופשוט הכניס" N / A "לכל תא.

לאחר שיצרת את הגיליון האלקטרוני של התבנית, תוכל להגדיר לאילו תאים כל שדה מותאם אישית מחובר באמצעות לחיצה ימנית על הטקסט שבתא ולחץ על ערוך שדה.

זה מאפשר לך לבחור איזה שדה מותאם אישית שהוקצה לתא ההוא. עברו על כל התאים והקצו בדרך זו את השדות המותאמים אישית.

לאחר שתסיים, בפעם הבאה שתצטרך ליצור חשבונית, אתה יכול פשוט לפתוח את התבנית ולהיכנס לתחום המאפיינים המתקדמים. בתוך ה המותאם אישית בכרטיסייה, פשוט עברו על כל השדות המותאמים אישית ומלאו את הערך בהתאם לצרכי החשבונית של החודש הנוכחי. זה הרבה יותר מהיר ויעיל בהרבה מאשר לעצב את כל החשבונית שלך מאפס.

קווי מתאר

תחום אחר שיכול להיות נהדר לחיסכון בזמן ולהפוך את חייכם למעט יעילים הוא שימוש בשדות מותאמים אישית ליצירת קווי מתאר. גישה זו באמת עובדת רק אם אתה מישהו שלרוב מרכיב מתווה סטנדרטי עם מספר דומה של פריטים עליו. משהו כמו תוכנית לימודים לפרופסור במכללה.

במקרה זה, ניתן להגדיר כל פריט שורה כשדה שלם. ואז ממקום אחד במאפיינים מתקדמים, אתה יכול פשוט לגלול למטה ולהגדיר את המתאר שלך במקום אחד. זה יאפשר לך לשמור על כותרות נפוצות ואזורים אחרים במתווה שלא משתנים. ולהתמקד רק בפריטים השונים שיהיו שונים.

סקרים

דרך שימושית מאוד להשתמש בשדות מותאמים אישית היא ליצירת סקרים או שאלונים. מסמך מסוג זה עשוי להיות מורכב מסדרת שאלות, כאשר לכל אחת מהן שורה ריקה.

ישנן שתי גישות לשימוש בטפסים מותאמים אישית עם מסמך כזה, תלוי במה שעליך לעשות. אם אתה מחלק את הסקר לסטודנטים, למשל, אתה יכול להגדיר את השדות הריקים כשדות מותאמים אישית. לאחר מכן, כל מי שממלא את הטופס יכול פשוט להשתמש בתיבה מאפיינים מתקדמים כדי למלא את התשובות שלו, הכל ברציפות.

אפשרות נוספת היא תרחיש בו מורה צריך לעתים קרובות ליצור מבחן המורכב משאלות ותשובות. במקרה כזה, ייתכן שהשאלות צריכות להשתנות כל שנה. המורה יכול היה להגדיר כל שאלה כשדה מותאם אישית, ובתחילת השנה פשוט להיכנס ולעדכן את השאלות. זה מונע את הצורך ליצור מחדש מחדש ולעצב מחדש מסמכי בדיקה. העיצוב מתבצע רק פעם אחת. על ידי עדכון השדות המותאמים אישית אתה יוצר מסמך חדש לחלוטין מבלי שתצטרך לעשות זאת מאפס.

טפסי מידע

מקרה שימוש סופי זה לשדות מותאמים אישית הוא טופס. אם יש לך מידע שאתה צריך לאסוף לעיתים קרובות בעבודה או בבית. אתה יכול ליצור טופס כזה, המאפשר לך לאסוף ולתעד מידע זה במהירות. כפי שאתה יכול לראות שזה דומה לתרחיש הסקר שלמעלה, אבל זה יהיה מסמך שיצרת שיאפשר לך לאסוף שוב ושוב את אותו מידע.

על ידי הגדרת החסר בטפסים אלה כשדות, אתה יכול פשוט להיכנס למאפיינים מתקדמים ולמלא את הנתונים עבור הטופס תוך שניות עד דקות. גישה זו יכולה לקצץ משמעותית במאמצי איסוף הנתונים, לחסוך לעצמך (או לעובדים שאוספים עבורך נתונים) זמן משמעותי.

סיכום

כפי שאתה יכול לראות, שדות בהתאמה אישית הם דרך נהדרת לייעל את עצמך או את העסק שלך. מקרי השימוש המפורטים לעיל הם רק דגימה קטנה. כל סוג של מסמך בו חלק גדול מהמסמך דומה ורק חלקים מסוימים משתנים הוא מועמד להתייעלות עם שדות מותאמים אישית.

הקדישו מחשבה לסוג המסמכים שאתם מפיקים או עובדים איתם מדי יום, ותוכלו להיות מופתעים לגלות כיצד שילוב של כמה שדות בהתאמה אישית יכול לחסוך לכם זמן רב.