כיצד להוסיף רשימות נפתחות ואימות נתונים לגיליונות אלקטרוניים של Excel 2010

ב- Excel 2010 ו- 2007, תכונה שימושית בה אני משתמש כל הזמן בעונת התקציב היא תכונת אימות הנתונים המאפשרת ליצור רשימה נפתחת בתא לשדות מאכלסים. מכיוון שכמה מאיתנו עובדים על התקציב ביחד, על ידי שימוש ברשימות הנפתחות אני יכול לשמור על נתונים מנורמללים וחוסכים אותי ואת עמיתי לעבודה הרבה זמן במהלך התהליך ובסיומו. זו רק דוגמא אחת אבל אני הולך לנחש שתבינו את העניין. אם לא, פתח את Excel 2010 או 2007 ופעל אחריו בכדי לראות את הקסם של רשימות Drop Down של Excel!

למרות שבדרך כלל אני מוסיף רשימות נפתחות של אימות נתונים לטורים שלמים, אתה יכול גם להוסיף את התפריט הנפתח לתאים בודדים. בדוגמה למטה, אני הולך לבנות נפתח לטור שלם כדי לעזור לי לבנות את הקטגוריה של הז'אנר של אוסף המוסיקה שלי.

שלב 1 - בחר לאילו תאים להוסיף אימות

לחץ על עמודה כדי להדגיש את העמודה כולה.

שלב 2 - סרט נתונים

כעת, לאחר שתבחר את התאים הרצויים, לחץ על ה נתונים לחץ על הסרט ואז לחץ על ה אימות מידע כלי.

שלב 3 - קריטריוני אימות

מ ה הגדרות כרטיסייה, לחץ על הרשימה הנפתחת אפשר לחץ על רשימה.

שלב 4 - רשימת הנפתחים

בתוך ה סיש שתי אפשרויות שונות.

1. אם כבר יש לך כמה שורות עם נתוני הרשימה שלך, אתה יכול פשוט לבחור שדות אלה. זו הסיבה שאני בדרך כלל עושה IE: השתמש בעמודה מוסתרת איפשהו בגליון האלקטרוני שלי עם זאת כדי לשמור על דברים פשוטים, אני מציע מס '2 לתרגיל זה.
2. הזן ידנית את נתוני התפריט הנפתח עד הקלדה אותם לתיבה המפרידה ביניהם בפסיק.

לחץ עלבסדר לשמור.

שלב 5 - אופציונלי: הודעת קלט + התראת שגיאה

ישנן שתי כרטיסיות אימות נתונים נוספות בהן תוכל להשתמש אם תרצה. הראשון הוא הודעת קלט, כרטיסייה זו תאפשר לך להקצות הודעת קופץ קטנה המופיעה בכל פעם שמישהו בוחר תא שמוקצה לו אימות נתונים זה. השני הוא התראת שגיאה, זה יאפשר לך להגדיר הודעה כשמישהו ינסה להזין מידע בתא שאינו תואם את מה שאתה מכניס למקור.

בוצע!

כעת לכל התאים שבחרתם תחילה תהיה פונקצית תפריט נפתח עם רשימה שתוכלו לבחור עבור התא. תאים אלה יעכבו כעת גם בהליכה / נורמליזציה על ידי אימות נתונים, כך שתורשה להזין רק אחת מאפשרויות המקור לתא. אם המשתמש מבצע את הנפתחת ובוחר, אין בעיה. אם הם מקלידים את זה, אין בעיה. אם הם מקלידים את נתוני ה- WRONG, הם יקבלו את פופ השגיאה כפי שהוגדר לעיל בשלב 5 (אם הגדרת הודעת שגיאה וכו ').

סיכום

כפי שציינתי בפתיחה, אני משתמש ברשימות נפתחות כל הזמן בעבודה ובבית בעת תיאום מאמרים כאן ב- groovyPost. Google Docs תומך גם בתכונה כך שתישאר מכוון אחר אותו הדרכה כיצד לבצע מספר ימים.